Требования к текстам управленческих документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», но стандарт содержит лишь те положения о составлении текстов документов, которые являются общими для всех документов. Развернутые положения о составлении текстов документов содержатся в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.

При составлении текста документа необходимо учитывать, что в практике документирования сформировались текстовые модели, в соответствии с которыми составляются тексты отдельных видов и разновидностей документов. Во многих случаях для правильного составления текста документа необходимо знать, по какой модели составляется текст документа данного вида или разновидности.

Модель текста документа определяет не только композиционную структуру текста, то есть последовательность расположения коммуникативно-смысловых частей текста, но и языковые и стилевые особенности основного текста документа.

В делопроизводстве организаций тексты документов могут составляться:

на основе официально утвержденных унифицированных форм документов;

с учетом требований нормативных актов, регламентирующих создание отдельных видов документов;

в форме, отражающей устойчивую практику документирования.

Текст на основе унифицированной формы

Тексты документов, составляемые на основе унифицированных форм, могут быть представлены в виде текста-трафарета, таблицы или анкеты.

Текст-трафарет – текст документа, содержащий постоянную информацию и пропуски для переменной информации, характеризующей конкретную управленческую ситуацию. Текст документа, составляемый на основе трафаретной формы, сохраняет грамматическую связность, свойственную обычному тексту.

Таблица – способ представления информации, систематизированной по определенным признакам. Информация в таблице располагается в ячейках, образованных пересечением горизонтальных и вертикальных линий.

Анкета – способ представления текста в виде последовательности тематически взаимосвязанных предложений, построенных по принципу «вопрос – ответ».

Тексты документов, составляемые без использования унифицированных форм документов, оформляются в виде грамматически связного текста, соответствующего по своей композиционной структуре текстам документов определенного вида.

Способы изложения текста

Тексты документов излагаются:

от 1-го лица единственного числа: Прошу рассмотреть вопрос об установлении льгот…; Приказываю подготовить и представить на рассмотрение…;

3-го лица единственного числа: Правительство Российской Федерации постановляет…; Министерство не может согласиться с вашим предложением…;

1-го лица множественного числа: Просим предоставить данные о…; Представляем на рассмотрение и утверждение…; Слушали…; Выступили…; Постановили… (в протоколах); Приказываем…; Решили… (в совместных документах);

3-го лица множественного числа: Дирекция, профсоюзный комитет ОАО «Кристалл» убедительно просят...

В текстах законодательных и иных нормативных правовых актов широко используются предложения, в которых сказуемое выражено глаголом в форме настоящего времени, которая придает тексту констатирующе-предписывающий характер, например:

Виза включает в себя наименование должности руководителя министерства (ведомства) или его заместителя, личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату.

Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Рубрикация – членение текста на составные части, графическое отделение одной части от другой с помощью заголовков, подзаголовков, нумерации, знака дефис (тире) или абзацного отступа.

В деловой речи сложился особый тип предложений – сложные рубрицированные перечисления, дающие возможность языковыми средствами формализовать передачу однотипной информации, например:

Обладатель информации при осуществлении своих прав обязан:

– соблюдать права и законные интересы иных лиц;

– принимать меры по защите информации;

– ограничивать доступ к информации, если такая обязанность установлена федеральными законами.

Рубрикация может быть многоуровневой (но не более четырех уровней). В этом случае номер рубрики второго и последующего уровней включает номера вышестоящих рубрик. Номера самых крупных рубрик текста состоят из одного знака, рубрик второго уровня – из двух знаков и т.д. Такая система нумерации исключает необходимость использовать слова «раздел», «глава», «параграф» и т.д.

13. Порядок передачи документов на хранение в архив

13.1. Организация архивного хранения документов

13.1.1. Документы министерства являются федеральной собственностью, и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в области архивного дела, подлежат обязательной передаче на государственное хранение в федеральный архив как государственная часть Архивного фонда Российской Федерации.

13.1.2. Для хранения документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение министерство образует архив.

13.2.3. Подготовка документов к передаче на хранение в архив осуществляется работниками службы делопроизводства и сотрудниками подразделений, ответственными за ведение делопроизводства, и включает в себя проведение экспертизы ценности документов, формирование и оформление дел, составление описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел...

При использовании в текстах документов рубрикации следует учитывать, что:

однотипные средства нумерации могут применяться лишь по отношению к однотипным частям теста (по назначению, по месту в структуре текста);

каждая составная часть текста, соответствующая разделу, подразделу, пункту, подпункту, получает свой номер, обозначенный арабской цифрой с точкой;

При оформлении нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти необходимо соблюдать требования, установленные Правительством РФ.

Извлечение

из Правил подготовки нормативных правовых актов

федеральных органов исполнительной власти

и их государственной регистрации

(утверждены постановлением Правительства РФ

от 13.08.1997 № 1009, в ред. от 29.07.2011)

6. […] Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами* с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые могут иметь буквенную или цифровую нумерацию.

Значительные по объему нормативные правовые акты могут делиться на главы, которые нумеруются римскими цифрами и имеют заголовки.

Если в главе выделяются только рубрики одного уровня (без выделения, например, пунктов и подпунктов), они нумеруются арабскими цифрами в валовом порядке, начиная с первого в пределах всего текста, например:

II. Государственная регистрация нормативных правовых актов

федеральных органов исполнительной власти

10. Государственной регистрации подлежат нормативные правовые акты, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающие правовой статус организаций, имеющие межведомственный характер, независимо от срока их действия, в том числе акты, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциального характера.

11. Государственная регистрация нормативных правовых актов осуществляется Минюстом России, которое ведет Государственный реестр нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти.

[…] 20. В случае обнаружения несоответствия действующего нормативного правового акта, а также акта, содержащего правовые нормы и не прошедшего государственную регистрацию, … Минюст России представляет в Правительство Российской Федерации предложение об отмене или приостановлении действия такого акта с обоснованием и проектом соответствующего распоряжения.

При нумерации глав римскими цифрами внутри глав могут выделяться пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, а также дополнительные рубрики внутри подпунктов, которые обозначаются буквами, например:

2.12. Директора департаментов (начальники управлений) в установленные сроки представляют в определенное руководителем федерального органа исполнительной власти структурное подразделение подготовленные на основе федеральных законов, указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации, постановлений, распоряжений, программ и планов деятельности Правительства, поручений Председателя Правительства и заместителей Председателя Правительства предложения по рассмотрению вопросов на заседании Правительства, содержащие:

а) наименование вопроса и краткое обоснование необходимости его рассмотрения на заседании Правительства;

б) общую характеристику и основные положения вопроса;

в) форму предлагаемого решения;

г) перечень соисполнителей;

д) дату рассмотрения на заседании Правительства.

Устойчивые языковые обороты

Одна из особенностей деловой речи – широкое употребление устойчивых (шаблонных) языковых оборотов, используемых в неизменном виде, например:

· Сообщаем Вам, что в период с... по...;

· Установлено, что в период с... по...;

· Сообщаем, что по состоянию на...;

· Направляем Вам на рассмотрение и утверждение…;

· Представляем на рассмотрение и утверждение...;

· В соответствии с достигнутой договоренностью...;

· Во время переговоров стороны обсудили возможности...;

· В порядке оказания технической помощи...;

· Принимая во внимание, что... и др.

Такие обороты называют языковыми шаблонами, клише, языковыми формулами. Наличие устойчивых языковых оборотов в текстах документов – это следствие повторяемости управленческих ситуаций и их тематической ограниченности, результат унификации языковых средств, используемых в однотипных повторяющихся управленческих и производственных ситуациях. Кроме выражения типового содержания устойчивые языковые обороты нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ лишается необходимого правового значения, или являются элементами, определяющими видовую принадлежность документа, например:

в гарантийном письме: Гарантируем возврат кредита в сумме...; Оплату гарантируем; Наш расчетный счет...; Предоставление жилой площади гарантируем…; Претензии по гарантии следует предъявлять...;

претензионном письме: ...в противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции; ...в противном случае дело будет передано в арбитражный суд;

приказе: Контроль за исполнением приказа возлагается на...; Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Выражая типовое содержание, устойчивые обороты обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста.

Кстати. С лингвистической точки зрения устойчивые словосочетания являются фразеологическими оборотами (фразеологизмами), несвободными или связанными словосочетаниями. Они сродни таким выражениям, как: биться как рыба об лед, ударить наотмашь, строить воздушные замки, прибрать к рукам и др.

При употреблении устойчивых языковых оборотов не допускаются:

лексическая подмена, то есть замена слов, входящих в оборот, их синонимами. Неправильно: Предложения отдела оказались ниже любой критики (надо: ниже всякой критики );

смешение близких по смыслу устойчивых оборотов. Неправильно: Большое значение сыграли методы рыночной экономики (надо: …имели методы рыночной экономики; в данном случае наблюдается смешение оборотов играть роль и иметь значение );

изменение принятой грамматической формы слов, входящих в устойчивый языковой оборот. Неправильно: Исполнители упустили из вида, что необходимо периодически информировать заказчика о ходе работ (надо: упустили из виду ).

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, а также документов, ранее изданных организацией – автором документа, должны содержаться ссылки на документы-основания. При ссылке на документ указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»…

В соответствии с Положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденным приказом Росархива от 19 января 1995 г. № 2…

Если в тексте документа содержится ссылка на документ, утвержденный каким-либо должностным лицом или органом власти, то указывается наименование документа, кем утвержден документ, дата утверждения (если документ утвержден должностным лицом) или наименование документа, которым утвержден данный документ, дата утверждения и регистрационный номер (если документ утвержден распорядительным документом), например:

В соответствии с Положением о Финансовом департаменте, утвержденным генеральным директором ОАО «Статус» 12 февраля 2010 г., департаменту предоставлено право...

Порядок написания почтового адреса на почтовых отправлениях установлен Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221.

В текстах законодательных, иных нормативных правовых актов, документов методического характера, утверждаемых органами государственной власти, при ссылке на ранее изданные документы указывается источник их опубликования, например:

1. Федеральный закон от 14 июня 1994 г. № 5-ФЗ «О порядке опубликования и вступления в силу федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов палат Федерального Собрания» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, № 8, ст. 801; 1999, № 43, ст. 5124).

2. Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52 (ч. I), ст. 5021; 2002, № 28, ст. 2780; 2003, № 27 (ч. I), ст. 2696; 2009, № 46, ст. 5417).

Если в тексте документа необходимо сослаться на статьи или пункты документа, допускается (за исключением текстов законодательных и иных нормативных правовых актов) использовать сокращения: ст. (статья), п. (пункт). При употреблении этих слов во множественном числе графические сокращения не удваиваются, например:

В соответствии с п. 5, 8 ст. 15 Положения о порядке увеличения (уменьшения) уставного капитала общества…

В текстах законодательных и иных нормативных правовых актов эти слова пишутся полностью.

Использование в тексте полужирного начертания

Нормативными документами по делопроизводству, в частности инструкцией по делопроизводству организации, может быть предусмотрено выделение отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом, курсивом, написание вразрядку или прописными буквами.

Например, при печатном изготовлении законов Российской Федерации, постановлений Правительства Российской Федерации, приказов федеральных органов исполнительной власти заголовок к тексту выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру:

О внесении изменений
в законодательные акты Российской Федерации

об административных правонарушениях в связи с принятием

Земельного кодекса Российской Федерации

Об утверждении
Правил делопроизводства в федеральных органах

исполнительной власти

В тексте нормативного правового акта заголовки разделов, подразделов, глав также печатаются полужирным шрифтом, причем слова «раздел», «глава», «статья» и др. печатаются обычным шрифтом:

Подраздел I. Общие положения об обязательствах

Глава 5. Права, обязанности и ответственность

Полужирным шрифтом и вразрядку печатаются слова «постановляю» (в постановлениях) и «приказываю» (в приказах), например:

В соответствии со статьей 11 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» Правительство Российской Федерации

постановляет:

1. Утвердить прилагаемые Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Написание отдельных слов в тексте документа прописными буквами применяется, главным образом, в протоколах, где слова «слушали», «выступили», «решили» или «постановили», как правило, печатаются прописными буквами.

Поскольку единых правил печатного изготовления текстов документов нормативными документами не установлено, организации вправе в инструкции по делопроизводству установить свои корпоративные правила.

В.Ф. Янковая,
зам. директора ВНИИДАД, канд. ист. наук, доцент

Правила составления документов устанавливает Государственный стандарт РФ из Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД) ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов». Стандарт разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 года №65-ст. Важное замечание: требования стандарта являются рекомендуемыми, то есть при необходимости документы могут оформляться по правилам, отличным от предложенных стандартом.
Формат бумаги и размеры полей
Стандарт устанавливает следующие форматы бланков документов:
A4 размером 210 x 297 мм;
A5 как половина A4, размером 148 x 210 мм.
Каждый лист документа, оформленный на бланке либо без него, должен иметь следующие размеры полей:
левое – не менее 20 мм;
правое – не менее10 мм;
верхнее и нижнее – не менее 20 мм.
Бумага для документов, как и бланки, должна быть белой или светлой.
Основные реквизиты документов
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает 30 реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении документов.
1. Государственный герб РФ. Его помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации».
2. Герб субъекта РФ. Его помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.
3. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). Ее помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).
4. Код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица.
6. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
7. Код формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
8. Наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации при наличии таковой. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации, и помещают в скобках ниже полного или за ним.
9. Справочные данные об организации. Они включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и другое).
10. Наименование вида документа должно быть определено уставом (положением об организации) и соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).
11. Дата документа. Она оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 8 марта 2007 года следует оформлять как 08.03.2007. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 08 марта 2007 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например 2007.03.08.
12. Регистрационный номер документа. Он состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и т. д.
13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
14. Место составления или издания документа. Его указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации».
15. Адресат. Это организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресации документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.
16. Гриф утверждения документа. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.
17. Резолюция. Она включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.
18. Заголовок к тексту. Он включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы «о чем (о ком)?».
19. Отметка о контроле над исполнением документа. Она обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль».
20. Текст документа составляется в соответствии с языком управленческих документов (см. далее).
21. Отметка о наличии приложения; оформляется следующим образом:
Приложение: на 5 л. в2 экз.
Если приложение направляют не по всем указанным в документе адресам, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в5 экз. только в первый адрес.
В приложении к распорядительному документу (постановлениям, приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, решениям) на его первом листе в правом верхнем углу пишут Приложение № с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.
22. Подпись. В состав этого реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
23. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.
24. Визы согласования документа. Согласование документа оформляют визой согласования документа, включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.
25. Оттиск печати. Он заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации.
26. Отметка о заверении копии. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.
27. Отметка об исполнителе. Она включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Она включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты). Допускается проставлять в виде штампа.
30. Идентификатор электронной копии документа. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Распорядительные документы

В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации группа распорядительных документов включает: постановления, решения, приказы, распоряжения. Каждый вид распорядительного документа предназначен для документирования деятельности учреждений и организаций разных уровней управления или власти, предприятий, организаций негосударственных организационно-правовых форм. Выбор конкретного вида для документирования распорядительной деятельности зависит от статуса и компетенции должностного лица, от порядка принятия управленческого решения (единоначально или коллегиально).

Первый руководитель издает приказы и дает указания. Заместители директора, руководители крупных структурных подразделений издают распоряжения, указания.

Порядок рассмотрения вопроса на основе принципа коллегиальности предусматривает издание таких документов, как постановления и решения.

Подготовка распорядительных документов может быть поручена одному или нескольким исполнителям (должностным лицам, структурным подразделениям). Для разработки сложных и ответственных распорядительных документов практикуется создание рабочих групп, комиссий, привлечение широкого круга специалистов из числа практиков и ученых. Основное требование к исполнителям - достаточная компетентность, высокий профессионализм, глубокие знания по управленческой проблеме.

Подготовка распорядительных документов складывается из следующих этапов:

• сбор данных по управленческому вопросу;
• составление проекта распорядительного документа;
• согласование проекта распорядительного документа;
• подписание документа.

Сбор данных по управленческому вопросу начинается с обеспечения правовой основы подготавливаемого документа - изучения действующих законодательных актов, правительственных постановлений, так как подготавливаемый документ, для того чтобы обладать необходимой юридической силой, не должен противоречить установленным законом нормам. Затем исполнитель определяет круг вопросов, которые предстоит отразить в распорядительном документе, изучает информацию, внутренние распорядительные документы организации. В это время определяется необходимость отмены ранее действующих распорядительных документов или их отдельных пунктов.

Составление проекта распорядительного документа выполняется исполнителем на основе первого этапа подготовки.

Согласование проекта документа исполнитель проводит, прежде всего, с тем руководителем, который давал задание на разработку распорядительного документа. На этом этапе документ может неоднократно редактироваться и дополняться по указанию руководителя.

После того как исполнитель получает одобрение руководителя на представленный текст, он обязан отпечатать его на соответствующем бланке с соблюдением правил расположения и оформления всех необходимых для данного вида документа реквизитов и провести согласование (визирование) проекта документа с заинтересованными должностными лицами (или организациями). Количество согласующих инстанций определяет руководитель. В любой управленческой структуре, как правило, складывается типовая процедура внутреннего согласования, т.е. известен состав должностных лиц, визирующих проект распорядительного документа и последовательность визирования. Внешнее согласование определяется требованиями законов, нормативных правовых актов, нормами и правилами выпуска тех или иных документов, установленными положениями (уставами) тех учреждений и организаций, с которыми проводится согласование.

Согласование выполняет тот исполнитель (структурное подразделение), который готовил проект документа. Если в процессе согласования выясняются существенные замечания к содержанию документа, он составляется заново и вторая редакция подлежит повторному полному согласованию.

Подписание документа. Перед передачей документа на подписание руководителю документ должен быть тщательно проверен - особое внимание обращается на цифровую информацию, фамилии, имена, отчества, названия структурных подразделений, организаций, наименования, номера и даты упоминаемых правовых актов или иных документов. После подписания внесение каких-либо исправлений в документ недопустимо и делопроизводственная служба проводит регистрацию документа, с этого момента документ приобретает статус официально изданного.

Приказ

Приказ -- правовой акт, издаваемый единоначально первым руководителем организации. Например, в акционерном обществе это генеральный директор, на предприятии -- директор, в медицинском учреждении главный врач, в высшем учебном заведении - ректор.

Каждый руководитель издает два вида приказов: по основной деятельности и по личному составу.

Приказы по основной деятельности издаются для решения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией, по всем вопросам руководства ее текущей деятельностью. Эти приказы называют инициативными. Но приказы могут издаваться и во исполнение законодательных актов, нормативных правовых актов и распорядительных документов федеральных органов исполнительной власти, вышестоящих организаций.

Приказы по основной деятельности оформляются на бланке этого вида документа (см. рис. 3.1.) в текстовой форме.

Приказы по личному составу издаются для документирования трудовых отношений работника и работодателя или служащих и нанимателя. Эти приказы издаются при приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, направлении в командировку, поощрении работника, наложении на него дисциплинарного взыскания или увольнения с работы.

Приказы по личному составу в основном оформляются в унифицированных формах, утвержденных органами статистики и подготовленными по постановлению Правительства Российской Федерации .

Текст приказа по основной деятельности состоит из двух частей: констатирующей (вводной) и распорядительной.

Если приказ издается по инициативе руководителя, то в констатирующей части излагаются цели и задачи управленческих действий, предписываемых приказом, т.е. дается объяснение необходимости издания приказа.

В приказах, издаваемых во исполнение распорядительных документов, Правительства Российской Федерации, правительства субъекта Российской Федерации, федерального органа исполнительной власти, иных органов управления, в констатирующей части указывают вид документа, организацию-автора, номер, дату и заголовок этого документа. Например: Во исполнение приказа Федерального агентства по образованию от 16.11.2009 № 109 «Об отчетах по выполнению учебных планов».

Распорядительная часть приказа начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами с новой строки без абзаца.

Текст приказа делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Каждый пункт приказа может содержать различные по характеру исполнения действия. Предписываемое действие формулируется в тексте приказа глаголом в неопределенной форме (осуществить, обеспечить, подготовить, создать, организовать и т. д.).

Каждый пункт распорядительной части начинается с указания исполнителя -- определенного должностного лица или целого структурного подразделения.

Рис. 3.1.

Срок исполнения приводится либо в каждом пункте приказа, либо выделяется в один общий пункт для всех предписываемых действий.

В отдельном пункте приказа называются лица, на которых возложен контроль за его исполнением: «Контроль за исполнением приказа возложить на...».

В практике управления часто встречаются случаи, когда издаваемый приказ отменяет ранее изданный или его отдельные пункты. В этом случае в текст необходимо включать пункт следующего содержания: «Приказ «О....» от 00.00.00 № 00 считать утратившим силу (считать недействительным)». Если приказ отменяет только один (или несколько) пунктов ранее изданного, то используется стандартная формулировка:

«Пункты 2, 5, приказа «О....» от 00.00.00 № 00 считать утратившими силу (отмененными)».

В управленческой практике принято согласовывать проект приказа с заинтересованными структурными подразделениями и юридической службой (юрисконсультом), которая, визируя проект документа, проверяет его соответствие действующим законодательным нормативным, правовым и распорядительным актам. Контроль правильности оформления приказов является обязанностью службы делопроизводства.

Приказ вступает в силу с момента его подписания (датой приказа является дата его подписания). Регистрация приказов проводится отдельно от других документов. Регистрационные индексы присваиваются приказам в пределах календарного года и, как правило, состоят из порядковых номеров.

Все приказы (подлинные экземпляры) формируются делопроизводственной службой в дело, например «Приказы Генерального директора по основной деятельности». Внутри дела приказы систематизируются по номерам и хронологии.

Распоряжение

Распоряжение - распространенный в управленческой практике документ.

Особую разновидность этого документа представляет Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителями законодательных, исполнительных органов государственной власти, судебных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления в пределах компетен-

Рис.

ции, определенной законом, нормативно-правовыми актами. Такие распоряжения содержат подзаконное официальное решение, принятое с соблюдением установленной процедуры и порождающие юридические последствия. Распоряжения обязательны для исполнения всеми органами управления, хозяйствующими субъектами независимо от организационно-правой формы, а также общественными объединениями, должностными лицами и гражданами, проживающими на данной территории.

Распоряжения, затрагивающие интересы граждан, должны быть опубликованы в течение двух недель в официальных изданиях и вступают в силу со дня их опубликования. По месту их разработки такие распоряжения хранятся постоянно.

Распоряжения - распорядительный документ, издаваемый руководителем или его заместителями единоначально для решения оперативных вопросов, по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов.

Как правило, распоряжения имеют ограниченный срок действия и распространяются на узкий круг исполнителей (структурных подразделений).

Распоряжение по оформлению не отличается от приказа, имеет такой же формуляр как по составу, так и по расположению реквизитов (см. рис. 3.2.).

Однако распространена практика издания распоряжений, которые не содержат констатирующей части. В таком случае текст распоряжения начинается непосредственно с пунктов, формулирующих распорядительные действия. Если необходимость объяснения издания распоряжения все-таки существует, то она обосновывается во вводной части, а текст распорядительной части начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ».

Распоряжение вступает в силу с момента его подписания. Регистрация распоряжений ведется отдельно от других видов документов. Регистрационные индексы присваиваются в пределах календарного года и, как правило, состоят из порядковых номеров.

Подлинные экземпляры распоряжений формируются делопроизводственной службой в отдельное дело, например «Распоряжения Генерального директора по административным вопросам».

Протокол

Протокол - документ, в котором фиксируют ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях. Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких как коллегии комитетов и министерств, муниципальных органов управления, а также ученых, технических, методических советов. Кроме того, совещания, проводимые руководителями структурных подразделений, заместителями генерального директора, директора, также могут протоколироваться.

Распространено составление протоколов для документирования деятельности временных коллегиальных органов (конференций, собраний, семинаров и т. д.).

Протокол оформляется секретарем на основе записей, которые он вел на заседании. Это могут быть краткие записи, стенограмма или диктофонные записи. Для подготовки протокола секретарь собирает до заседания тезисы докладов и выступлений, проекты решений.

Протокол оформляется на общем бланке (см. рис. 3.3).

Заголовком протокола будет название коллегиального органа или вида заседания. Например, Протокол (чего?) заседания педагогического совета; совещания начальников структурных подразделений и т.д.

Датой протокола является дата заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания). Если совещание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания.

Например: 21 -24.07.2009.

Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.

Текст протокола включает вводную и основную части.

Во вводной части протокола после заголовка приводятся фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания. С новой строки после слова «Присутствовали» в алфавитном порядке перечисляют фамилии, инициалы должностных лиц, присутствовавших на заседании.

Если на заседании были лица из других организаций, то после слова «Присутствовали» с новой строки печатают слово «Приглашенные» и указывается список приглашенных лиц, в этом случае перед каждой фамилией указывается должность и название организации.

Во вводной части протокола указывается повестка дня.

Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии выступающих (докладчиков). Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой, его формулируют с использованием предлогов «О» или «Об». Например: «Об утверждении учебных программ»; «О подведении итогов учебного года».

По каждому пункту указывается докладчик (должностное лицо, готовившее данный вопрос).

Рис.

В соответствии с последовательностью вопросов в повестке дня оформляется текст основной части протокола - он должен содержать столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня.

Таким образом, заголовочная часть протокола оформляется всегда одинаково. Но текст протокола может быть изложен в разных формах: краткой или полной.

Краткий протокол - фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол ведут чаще всего в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер (см. рис. 3.3.).

Полный протокол - содержит сведения не только об обсуждавшихся вопросах, принятых решениях и фамилиях выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции. Полный протокол позволяет документировать подробную картину заседания (см. рис. 3.4).

При использовании любой формы протокола его текст будет делиться на столько разделов, сколько пунктов содержит повестка дня.

Каждый раздел состоит из трех частей: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»), которые печатаются от левого поля прописными буквами. Такое оформление позволяет выделить в тексте речь основного докладчика, участников обсуждения вопроса и постановляющую часть, в которой сформулировано решение.

В части «СЛУШАЛИ» излагается текст выступления. В начале текста с новой строки в именительном падеже указывают фамилию выступающего. Запись выступления отделяют от фамилии тире. Выступление излагается от третьего лица единственного числа. Допускается вместо записи выступления после фамилии указать («Запись выступления прилагается», «Текст доклада прилагается»).

В последнем случае доклады становятся приложением к протоколу.

В части «ВЫСТУПИЛИ» с новой строки в именительном падеже указывают фамилию выступающего и после тире, текст выступления или вопрос (если в ходе выступления он был задан докладчику).

В части «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ») отражают принятое решение по обсуждаемому вопросу. Текст постановляющей части печатается полностью в любой форме протокола.

Текст всего протокола печатают через 1,5 межстрочных интервала.

Рис. 3.4.

Рис.

Протокол оформляет секретарь заседания. Протокол подписывает секретарь и представляет на подпись председателю в течение 3 (трех) рабочих дней после заседания.

Подписи отделяют от текста 3 межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от границы левого поля, последняя буква в фамилии ограничивается правым полем.

В день подписания протокола председателем он должен быть зарегистрирован.

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. Выписка воспроизводит все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражавший обсуждение вопроса и принятое решение. Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же ее заверяет. Заверительная надпись пишется от руки, состоит из слова «Верно», указания должности лица, заверяющего копию (выписку), личной подписи, фамилии, инициалов и даты (см. рис. 3.5).

Выписки из протоколов иногда заменяют собой такой распорядительный документ, как решение. В этом случае выписка служит инструментом доведения до исполнителей принятых решений. В таком случае секретарь, например, Правления акционерного общества, не позднее 2 (двух) дней после подписания протокола заседания производит рассылку выписок из протокола по отдельным вопросам ответственным исполнителям. Выписки подписывает секретарь.

Обязательному заверению печатью подлежат выписки из протоколов, направляемые в другую организацию.

Подлинные экземпляры протоколов формируются секретарем в дела по виду заседаний. Например, «Протоколы общих собраний», «Протоколы заседаний Совета директоров», «Протоколы совещаний у директора» и т.д. Внутри дела протоколы систематизируют по номерам и хронологии. Дела формируются в течение календарного года.

Информационно-справочные документы

К информационно-справочным документам относят письма, докладные (служебные) и объяснительные записки, сводки, справки, акты, телеграммы и телефонограммы. Эти документы используются как для передачи информации от одного адресата (должностного лица, структурного подразделения, всей организации) к другому, так и для фиксации каких-то информационных сведений.

В отличие от распорядительных документов эти документы могут не требовать исполнения. Информация, заключенная в этих документах, может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению. На основе резолюции руководителя эти документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов.

Докладные (служебные) и объяснительные записки, сводки, справки, акты являются основным средством внутренних коммуникативных связей организации. Они могут быть подготовлены на компьютере или составлены от руки и подписаны их составителем.

Письма, телеграммы, телефонограммы, факсы являются главной формой осуществления внешних коммуникативных связей, поэтому они должны быть подписаны одним из руководителей организации.

Акт - это документ, составляемый группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающий установленные ими факты или события. Акты составляются при ревизиях и обследованиях, инвентаризации, передаче товарно-материальных ценностей, передаче дел при смене должностных лиц, проведении испытаний новых изделий, оборудования, при сдаче в эксплуатацию законченных объектов и т. д. Акты документируют деятельность как постоянно действующих комиссий, так и созданных на какое-то время.

В заголовочной части акта размещают реквизиты, которые присутствуют в бланке организации: наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование вида документа (акт), основание для его издания, дата, индекс, место составления, заголовок к тексту.

Если акт предназначен для передачи в другие организации, т.е. является внешним документом, в состав реквизитов заголовочной части включают юридический адрес организации - автора акта.

Дата и место составления акта должны соответствовать дате актируемого события и месту его составления.

Заголовок соотносится с названием вида документа и формулируется в родительном падеже: Акт (чего?) «работы комиссии по проверке деятельности АХО». Возможна формулировка заголовка с помощью отглагольного существительного - «О приеме-передаче оборудования», «Об уничтожении дел».

Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть, выводы.

Вводная часть печатается с абзаца и включает сроки проведения работы комиссии, ее цели и задачи.

В этой части в обязательном порядке должны быть сведения о документе (автор, название, дата и номер), послуживший основанием для проведения проверки (или работы комиссии). Таким документом может быть приказ руководителя, договор о совместной деятельности и др. Далее во вводной части указывают должность и

Рис. 3.6. Пример оформления акта фамилию председателя комиссии; должности и фамилии членов комиссии. Возможно, в работе комиссии (или в проверке) участвовали работники из других организаций. Тогда в акте должны быть указаны все присутствующие, их должности и названия организаций.

Основная часть текста содержит суть установленных фактов, методы, которыми велась проверка, ее результаты, а также выводы, предложения, заключения комиссии. Эта часть может также состоять из нескольких пунктов.

В оформляющей части размещают подписи председателя и членов комиссии в той же последовательности, как и во вводной части, но без указания должности. Акт подписывают все члены комиссии. В случае несогласия одного из членов комиссии с содержанием акта (или отдельными выводами) рядом с его подписью указывается «Особое мнение члена комиссии И. И. Иванова прилагается». Особое мнение члена комиссии становится приложением к акту.

В оформляющей части указывается количество экземпляров акта и местонахождение каждого экземпляра.

Количество экземпляров акта определяется практической необходимостью (если в нормативных документах не предусмотрено иное).

Ряд разновидностей акта обретает юридическую силу после утверждения. Например, акт о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения утверждается первым руководителем организации (директором, генеральным директором).

Отдельные виды актов (по материальным, финансовым вопросам) обретают юридическую силу при заверении грифа утверждения печатью.

Все лица, упомянутые в акте, особенно те, к работе которых высказаны замечания, должны быть ознакомлены с его содержанием под расписку.

Акты редко формируются в отдельные дела. Чаще всего их подшивают в дела по определенным направлениям деятельности организации в тех структурных подразделениях, куда были направлены экземпляры акта.

Письмо

Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности.

Письмо - самый распространенный способ обмена информацией, оно объединяет огромную группу самых различных по содержанию документов, выделяемых по способу передачи текста (по почте). Письма составляют большую часть входящих и исходящих документов любого учреждения и имеют множество разновидностей: инструктивные, сопроводительные, информационные, гарантийные, рекламные, претензионные, арбитражные, письма- подтверждения, письма-напоминания, письма-извещения, письма-просьбы и т. д. В письмах выражают поздравления, пожелания, приветствия в торжественных случаях. Письма направляют в знак проявления участия и выражения соболезнования в драматических и трагических ситуациях.

Письмо оформляют на специально предназначенном для этого вида документа бланке формата А4. (См. раздел 3.2.) Если текст письма не превышает семи строк, допускается использовать для писем формат А5.

Датой письма является дата его подписания.

Текст письма строят по схеме:

• введение (здесь приводятся мотивы составления письма, ссылки на события, факты, решения вышестоящих учреждений и другие факторы, послужившие основанием для составления письма);
• доказательства (здесь излагают обоснование вопроса, изложенного в письме);
• заключение (перечисление выводов, просьбы, требования, предложения).

Нередко в практике документирования применяются письма, которые содержат одну заключительную часть текста без пояснений.

По своему объему текст письма, как правило, не должен превышать одну страницу.

Цель составления и направления писем сводится, как правило, к побудительным мотивам, отсюда вытекают основные требования к тексту: ясность, четкость, краткость изложения. Практика переписки выработала несколько общих правил, которых необходимо придерживаться при составлении и оформлении писем.

Письмо должно быть посвящено одному вопросу, что упрощает операции по их обработке и ускоряет исполнение в той организации, куда они адресованы.

Рис.

Текст письма, как правило, излагается от третьего лица единственного числа, например: «Школа не имеет возможности...», «В ближайший год школа не предполагает...» и т.д.

Право подписи служебных писем, как правило, принадлежит руководителю, а в период его отсутствия (болезнь, отпуск, командировка) его заместителю или должностному лицу, исполняющему обязанности руководителя. Письма в настоящее время пересылают не только по почте, но и с использованием телеграфа, аппаратов факсимильной связи, компьютерных сетей (электронная почта).

Независимо от способа передачи документа используют единые требования к его составлению и оформлению (см. рис. 3.7).

Докладная записка

Докладная записка - документ, адресованный руководителю другого структурного подразделения, руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложе-

Рис. 3.8.

ние какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя (см. рис. 3.8).

Докладная записка составляется как по личной инициативе автора (должностного лица), так и по указанию (письменному или устному) руководителя.

Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях или методах выполнения работы. Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.

Оформление докладной записки зависит от ее адресата. Если докладная записка адресована руководителю организации, она считается внутренней, если она направляется за пределы организации, например в вышестоящую организацию, то внешней. Внешние докладные записки оформляются на общем бланке, внутренние - на обычном листе бумаги.

Внешняя докладная записка должна содержать: наименование организации, название вида документа (докладная записка), дату, индекс, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись руководителя организации, фамилию исполнителя, номер его телефона. Для ее оформления обычно используется общий бланк организации.

Внутренняя докладная записка включает: наименование структурного подразделения, наименование вида документа (докладная записка), дату, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель (с указанием должности, инициалов, фамилии).

Текст докладной записки состоит из вводной и заключительной частей. В первой излагают факты, события, послужившие основанием для создания документа, возможно, анализ возникшей ситуации. Во второй содержатся выводы и предложения автора записки, конкретные меры, которые необходимо предпринять.

Резолюция руководителя, рассмотревшего внутреннюю докладную записку, является основанием для принятия каких-то решений, издания документов, проведения мероприятий.

Объяснительная записка

Объяснительная записка - документ, составляемый для пояснения отдельных положений основного документа (проекта, отчета, плана и т.д.). По своему оформлению такие объяснительные записки отличаются от докладной записки тем, что не содержат выводов и предложений.

Разновидностью объяснительных записок являются документы, составляемые работниками организации по указанию прямых или вышестоящих руководителей по отношениям, возникающим в процессе производственной и трудовой деятельности. Такие документы составляют при возникновении нештатных ситуаций, нарушениях трудовой и производственной дисциплины, дисциплинарных нарушениях, проступках и др. В таких ситуациях работодатель обязан затребовать от работника объяснительную записку (ст. 193 ТК РФ) , которая рассматривается трудовым законодательством как форма самозащиты работника.

Рис. 3.9.

Объяснительная записка такого рода обычно пишется от руки, адресуется руководителю, который ее потребовал. Датой объяснительной записки будет дата ее составления. Оформление даты в объяснительной записке крайне важно - дисциплинарное взыскание может применяться к работнику не позднее одного месяца со дня обнаружения дисциплинарного проступка, не считая времени болезни работника или пребывания его в отпуске. Текст объяснительной записки должен содержать описание фактов, послуживших поводом к ее написанию, и аргументы, объясняющие происшествие, смягчающие проступок работника или подтверждающие какие-то факты. Требование краткости и четкости текста распространяется и на объяснительные записки. При оформлении подписи указывается должность, личная подпись, инициалы и фамилия (см. рис. 3.9).

Справки

Справка - документ, содержащий описание или подтверждение фактов и событий. Справки бывают двух разновидностей: служебного и личного характера.

Справка служебного характера представляется по запросу вышестоящих организаций, а также сторонних учреждений и организаций (органы суда, следствия, прокуратуры, государственного надзора и др.). Такая справка оформляется на бланке и имеет следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, место составления, адресат, заголовок к тексту,

Рис.

текст, подпись. Справки, направляемые в вышестоящие организации, заверяют печатью.

Справки служебного характера применяются для представления руководителю организации по его указанию или коллегиальному органу. В таких случаях справка может быть оформлена на чистом листе бумаги, но с указанием тех же реквизитов. Текст справки может состоять из нескольких разделов, пунктов. В него включают ссылку на период времени, к которому относятся включаемые в справку данные, а также ссылку на документы, послужившие основанием для составления справки. В отличие от докладных записок текст справки содержит только перечисление каких-то фактов или изложение истории вопроса.

Справки личного характера, как правило, выдаются сотрудникам организаций для подтверждения факта их работы, зарплаты, трудового стажа и др. Справка должна иметь следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, регистрационный номер, дату, текст, подпись, печать.

При оформлении справок часто используются трафаретные тексты, в которых основная часть текста напечатана заранее, а переменные данные могут вноситься от руки или на пишущей машинке.

Текст справки личного характера следует начинать с фамилии, имени и отчества работника (в именительном падеже). Не рекомендуется использовать архаичные обороты типа: «Настоящая справка дана...», «Настоящим подтверждается, что...........действительно работает....» и т.д.

В тексте этого документа обязательно указывается организация, в которую предоставляется справка. Справку подписывает должностное лицо (секретарь, инспектор службы кадров), подпись заверяется печатью (см. рис. 3.10).

Телефонограмма

Телефонограмма -- обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в отдельную категорию в связи с особым способом передачи текста (передается устно по каналам телефонной связи и записывается от руки). Обычно телефонограммы применяют для срочных оповещений о совещаниях, заседаниях, собраниях, внезапно случившихся событиях, отмене ранее запланированных мероприятий и т.п. случаев, когда переданное сообщение необходимо оформить документально. Телефонограммы применяют в пределах действия местной телефонной связи.

Рис. 3.11.

Бланки для телефонограмм целесообразно иметь только при большом (более 200 в год) количестве этих документов. Допускается оформление телефонограмм на чистых листах бумаги. Составляется телефонограмма в одном экземпляре. Реквизиты телефонограммы: название учреждения - автора документа, должность, фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму, номер его телефона, наименование организации-получателя, должность и фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, номер его телефона, дата и номер телефонограммы, текст (не превышающий 50 слов), наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, фамилия и инициалы. Таким образом, при составлении телефонограмм применяются такие специфичные реквизиты, как дата и время передачи (приема); указание должности и фамилии должностных лиц, передавших (принявших) телефонограмму, номера телефонов организаций, передающих (принимающих) телефонограмму.

При составлении телефонограмм следует придерживаться следующих рекомендаций: текст не должен содержать сложных логических оборотов, трудно выговариваемых и редко произносимых слов; информация должна быть краткой и срочной (см. рис. 3.11).

При передаче телефонограммы необходимо проверить правильность записи повторным чтением; слова, плохо воспринимаемые на слух, требуется передавать, разбивая по буквам. Если телефонограмма направляется в несколько адресов, то к ней составляется список на рассылку с указанием номеров телефонов.

Сотрудник, принявший телефонограмму, обязан ознакомить с ее содержанием всех должностных лиц, которым предназначалась полученная информация.

Контрольные вопросы и задания

• 1. Назовите виды распорядительных документов. В каких организациях распорядительная деятельность оформляется постановлениями?
• 2. Сравните приказ и распоряжение, объясните разницу в оформлении.
• 3. Какие виды протоколов применяются в управленческой деятельности?
• 4. Какие элементы включает заголовочная часть протокола?
• 5. Как оформить выписку из протокола?
• 6. Какие виды писем применяются в управленческой практике?
• 7. Назовите виды информационно-справочных документов.
• 8. Из каких элементов состоит вводная часть акта?
• 9. Какие виды справок вы знаете? Назовите отличия в их оформлении.
• 10. Назначение телефонограммы.

• Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. М. : Госстандарт России, 1994.
• Постановление Правительства Российской Федерации от 08.07.1997. № 835 «О первичных учетных документах» // СЗ РФ. 1997. № 28. Ст. 3448.
• Трудовой кодекс Российской Федерации. Принят Государственной Думой 21 декабря2001г. // СЗ РФ. 2002. № 1. Ст. 3.

В результате изучения данной темы студент должен:

• – знать состав реквизитов управленческих документов и требования государственных стандартов к их оформлению: виды бланков управленческих документов и состав обязательных реквизитов бланков;
• – уметь проектировать бланки организаций; оформлять реквизиты управленческих документов;
• – владеть навыками построения формуляра-образца организационно-распорядительных документов, оформления реквизитов документов федеральных органов исполнительной власти, а также иных учреждений, организаций, предприятий; навыками работы с государственными стандартами и методическими указаниями по их внедрению.

Требования к оформлению реквизитов управленческих документов

В настоящее время оформление и составление документов регламентируется ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст.) (далее – ГОСТ Р 6.30–2003), а также Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. Постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477, в ред. Постановления Правительства РФ от 7 сентября 2011 г. № 751) (далее – Правила). Следует подчеркнуть, что в отличие от Правил требования ГОСТ Р 6.30–2003 носят рекомендательный характер.

Унифицированные системы документации (УСД) определяют минимальный и максимальный состав реквизитов для каждого типа документов.

Реквизит документа – элемент оформления документа . Правильное оформление реквизитов, соблюдение установленных правил и норм фиксирования информации придают деловому документу юридическую силу или юридическую значимость.

В каждом документе, относящемся к унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), можно выделить три составные части: заголовочную, содержательную и оформляющую.

Заголовочная часть документа включает сведения об организации – авторе документа и первичные данные о самом документе (например, дата, регистрационный номер).

В оформляющей части документа содержатся сведения, подтверждающие подлинность документа и достоверность имеющейся в нем информации. Здесь располагаются также технологические отметки, проставляемые на различных этапах обработки документа.

Документ состоит из набора реквизитов, оформленных по определенным правилам и расположенных в строго определенном месте.

Практические решения

Инспекторы Федеральной налоговой службы РФ по Металлургическому району г. Челябинска установили, что организация N при оказании услуг населению выдавала бланки строгой отчетности формы БО-2, в которых отсутствовали необходимые реквизиты. Предприятие было привлечено к административной ответственности по ст. 14.5 Кодекса РФ об административных правонарушениях, и ему был предъявлен штраф в сумме 30 000 рублей.

Перечень реквизитов, включающий индивидуальный набор реквизитов, присущих конкретному индивидуальному документу, носит название индивидуального формуляра документа .

Реквизиты документов классифицируются на постоянные и переменные. Постоянными называют совокупность реквизитов, характеризующую типовой формуляр документа и присутствующую во всех видах документа одного типа. Переменными считают совокупность реквизитов, дополняющих типовой формуляр и отражающих особенности конкретной коммерческой сделки или ситуации.

При подготовке и оформлении документов УСОРД используют следующие реквизиты (ГОСТ Р 6.30–2003):

• 01 – Государственный герб Российской Федерации;
• 02 – герб субъекта Российской Федерации;
• 03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
• 04 – код организации;
• 05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
• 06 – идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
• 07 – код формы документа;
• 08 – наименование организации;
• 09 – справочные данные об организации;
• 10 – наименование вида документа;
• 11 – дата документа;
• 12 – регистрационный номер документа;
• 13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;
• 14 – место составления или издания документа;
• 15 – адресат;
• 16 – гриф утверждения документа;
• 17 – резолюция;
• 18 – заголовок к тексту;
• 19 – отметка о контроле;
• 20 – текст документа;
• 21 – отметка о наличии приложения;
• 22 – подпись;
• 23 – гриф согласования документа;
• 24 – визы согласования документа;
• 25 – оттиск печати;
• 26 – отметка о заверении копии;
• 27 – отметка об исполнителе;
• 28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
• 29 – отметка о поступлении документа в организацию;
• 30 – идентификатор электронной копии документа.

Расположение реквизитов на документе образуют формуляр документа.

На рисунке 4.1 представлена схема расположения реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка. На рисунке 4.2 представлена схема расположения реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка. Границы, которые на этих схемах отмечены пунктиром, допускается двигать и вверх, и вниз.

Правила 2009 г. содержат реквизиты документов, создаваемых в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти:

• а) Государственный герб Российской Федерации;
• б) наименование федерального органа исполнительной власти;
• в) должность лица, подписавшего документ;
• г) подпись должностного лица;
• д) вид документа;
• е) место составления (издания) документа;
• ж) справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;
• з) адресат;
• и) дата документа;
• к) регистрационный номер документа;
• л) наименование документа;
• м) текст документа;
• н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
• о) отметка о наличии приложений;
• п) гриф согласования;
• р) гриф утверждения;
• с) виза;
• т) оттиск печати;
• у) отметка о заверении копии;
• ф) отметка об исполнителе;
• х) указания по исполнению документа; и) отметка о контроле документа; ч) отметка об исполнении документа; ш) отметка о конфиденциальности.

Рис. 4.1.

Рис. 4.2.

Большая часть реквизитов, представленных в ГОСТ Р 6.30–2003 и в Правилах, имеют одинаковые названия или названия, различающиеся незначительно. Такие реквизиты, как "Герб субъекта Российской Федерации", "Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)", "Код формы документа", "Код организации", "Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица", "Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН /

КПП), в Правилах отсутствует, поскольку не используются при работе с документами в федеральных органах исполнительной власти.

Реквизит "Резолюция" заменен на реквизит "Указания по исполнению документа", так как в федеральных органах исполнительной власти указания по исполнению документа оформляются не только в виде резолюции, но и в виде поручений.

Реквизит "Заголовок к тексту" получил в Правилах название "Наименование документа". Это объясняется тем, что в федеральных органах исполнительной власти значительная часть издаваемых документов представляет собой нормативные акты (правила, положения, порядки, инструкции, регламенты и т.д.), а эти документы имеют название, состоящее из вида документа и краткого содержания документа, тесно слившихся в одном названии. Например: "Правила ведения делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти".

Правилами введен такой реквизит как "Должность лица, подписавшего документ". Он указывается под наименованием федерального органа исполнительной власти в бланках писем должностных лиц.

Реквизит "Отметка о конфиденциальности" проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации.

Рассмотрим реквизиты ГОСТ Р 6.30–2003 подробнее.

1. Государственный герб Российской Федерации. В соответствии с положением "О Государственном гербе Российской Федерации" воспроизведение Государственного герба РФ является обязательным: на бланках Президента РФ, палат Федерального Собрания, Правительства РФ, Верховного суда РФ, Высшего арбитражного суда РФ; на бланках центральных органов федеральной исполнительной власти, а также дипломатических представительств, консульских учреждений или иных официальных представительств Российской Федерации за границей; на бланках органов государственной власти.

Исторический экскурс

Изображение двуглавого орла впервые было зафиксировано в качестве государственной эмблемы на печати царя Иоанна III Васильевича на меновой грамоте 1497 г. За время своего существования изображение двуглавого орла претерпевало многие изменения. В 1917 г. орел перестал быть гербом России, так как большевики воспринимали его как символ самодержавия. Однако орел был символом не самодержавия, но русской государственности. Сейчас двуглавый орел, как и прежде, символизирует могущество и единство Российского государства.

2. Герб субъекта Российской Федерации размещается па бланках документов органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ. Использование герба регламентируется соответствующими нормативными актами (законами, уставами, конституциями и т.д.) самих субъектов.

Герб может быть представлен в черно-белом или цветном изображении. Его изображение на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк реквизита "Наименование организации", а на бланках с продольным расположением реквизитов – в центре верхнего поля. Допускается также размещение герба на части площади, занимаемой реквизитом "Наименование организации", т.е. ниже границ верхнего поля документа.

Это интересно!

Герб города Москвы представляет собой четырехугольный, с закругленными нижними углами, и заостренный в оконечности темно-красный геральдический щит с изображением развернутого вправо от зрителя всадника – святого Георгия Победоносца в серебряных доспехах и голубой мантии (плаще), на серебряном коне с серебряной сбруей, поражающего золотым копьем черного Змия. Эталоны герба города Москвы (цветной и черно-белый рисунки), а также его описание хранятся в Музее истории города Москвы и доступны для ознакомления всем заинтересованным лицам (Закон города Москвы от 11 июня 2003 г. № 39 "О гербе города Москвы").

3. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) несет основную функцию по идентификации фирмы. Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб РФ или герб субъекта РФ.

Эмблема – символическое графическое изображение какого-либо понятия, образа, идеи. Эмблема может отображать и направление деятельности организации.

Товарный знак (знак обслуживания) – это обозначение, помогающее отличать товары и услуги одних юридических или физических лиц, от однородных товаров и услуг других юридических или физических лиц . Знак обслуживания по своему назначению и своим функциям аналогичен товарному знаку, но регистрируется организациями, не производящими товары, но оказывающими определенные услуги. В зависимости от числа субъектов, имеющих право на пользование товарным знаком, различают коллективные и индивидуальные товарные знаки. Индивидуальный товарный знак – это обозначение, зарегистрированное на имя отдельного юридического или физического лица, занимающегося предпринимательской деятельностью. Коллективным товарным знаком является товарный знак союза, хозяйственной ассоциации или иного добровольного объединения предприятий.

Отношения, связанные с изображением товарного знака и знака обслуживания, регулируются Гражданским кодексом Российской Федерации (ч. 4, парагр. 2). Обозначение товарным знаком или знаком обслуживания конкретного товара признается только с момента его государственной регистрации. В качестве товарных знаков могут быть зарегистрированы словесные, изобразительные, объемные и другие обозначения или их комбинации. Товарный знак может быть зарегистрирован в любом цвете или цветовом сочетании.

Не допускается регистрация товарных знаков, состоящих только из обозначений, представляющих собой государственные гербы, флаги, официальные названия государств, эмблемы, сокращенные или полные наименования международных межправительственных организаций, официальные контрольные, гарантийные и пробирные клейма, печати, награды и другие знаки отличия, или сходные с ними до степени смешения. Такие обозначения могут быть включены как неохраняемые элементы в товарный знак, если па это имеется согласие соответствующего компетентного органа или их владельца.

Эмблему или товарный знак (знак обслуживания) помещают на левом поле документа, на уровне наименования организации или на верхнем поле документа над наименованием организации. Размеры эмблемы и знаков не должны превышать ширину площади, занимаемой на бланке реквизитом "Наименование организации".

В случае нарушения прав на товарный знак к нарушителю владельцем знака могут быть применены по суду гражданские, административные и уголовные санкции.

Практические решения

Открытое акционерное общество обратилось в арбитражный суд с иском к издательству о защите прав на товарный знак путем удаления его с печатной продукции. В качестве товарного знака зарегистрировано обозначение из двух слов, одно из которых является охраняемым элементом.

Арбитражный суд отказал в удовлетворении исковых требований, поскольку в качестве товарного знака зарегистрировано обозначение из двух слов, одно из которых является охраняемым элементом. Ответчик использует только охраняемую часть товарного знака.

Отменяя решение, апелляционная инстанция указала, что нарушением прав на товарный знак является как использование товарного знака в целом, так и только одного охраняемого элемента.

• 4. Код организации. Код организации – автора документа (физического или юридического лица) служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи с сокращением количества возможных ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), его имеют все зарегистрированные предприятия. Он может быть проставлен типографским способом в бланк документа. Этот код является своеобразным подтверждением правомочности организации – автора документа.
• 5. Основной государственный регистрационный номер юридического лица (ОГРН) – это номер записи о создании юридического лица либо записи о первом представлении сведений о юридическом лице, зарегистрированном до 1 июля 2002 г. ОГРН используется в качестве номера регистрационного дела юридического лица.

Основной ОГРН указывается в бланке для писем после реквизита ОКПО.

6. Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляются в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

ИНН – это цифровой код, свидетельствующий о постановке на налоговый учет налогоплательщика – юридического лица, индивидуального предпринимателя, физического лица. КПП присваивается вместе с ИНН только организациям или ИП.

ИНН и КПП по месту нахождения организации указываются согласно Свидетельству о постановке на учет юридического лица в налоговом органе по месту нахождения на территории Российской Федерации по форме № 09-1-2 (утв. Приказом Министерства по налогам и сборам РФ от 3 марта 2004 г. № БГ-3-09/178; зарегистрирован в Минюсте РФ 24 марта 2004 г. № 5685) или, для крупнейших налогоплательщиков, согласно Свидетельству о постановке на учет в налоговом органе в качестве крупнейшего налогоплательщика – юридического лица, образованного в соответствии с законодательством РФ, по форме № 9-КНС (утв. Приказом Министерства РФ но налогам и сборам от 31 августа 2001 г. № БГ-3-09/319) . Налоговый орган выдает налогоплательщику по его заявлению свидетельство о постановке на налоговый учет.

ИНН – десятизначный цифровой код, содержащий следующие сведения:

• – код государственной налоговой инспекции, которая присвоила налогоплательщику ИНН (NNNN);
• – порядковый номер налогоплательщика (ХХХХХ);
• – контрольное число, рассчитанное по специальному алгоритму, установленному налоговой службой РФ (С).

Каждый налогоплательщик должен указывать свой ИНН в подаваемых в налоговый орган декларации, отчете, заявлении или ином документе, а также в иных случаях, предусмотренных законодательством. Данный код проставляется на бланках писем организаций, кроме федеральных органов исполнительной власти.

• 7. Код формы документа проставляется по ОКУД и должен соответствовать коду унифицированной формы документа, содержащемуся в классификаторах управленческой документации. В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в следующие УСД:
  • – организационно-распорядительной документации;
  • – банковской документации;
  • – финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
  • – отчетно-статистической документации;
  • – учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
  • – документации по труду;
  • – документации Пенсионного фонда РФ;
  • – внешнеторговой документации.

Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации но каналам электронной связи и сокращения возможных ошибок и является элементом идентификации документа. Коды ОКУД могут использоваться в документах, если форма документа в них присутствует (приказ, протокол, акт и т.д.), а в остальных случаях код не проставляется.

8. Наименование организации – реквизит, являющийся собирательным обозначением автора документа. Автором может быть организация, ее структурное подразделением, должностное лицо. Наименование организации должно соответствовать названию, указанному в учредительных документах (если в уставе указано, что организация будет именоваться ООО "Сатурн", а не Общество с ограниченной ответственностью "Сатурн", то указывают на бланке первый вариант). Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, если оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещают ниже полного или рядом с полным наименованием в скобках. Реквизит "Наименование организации" (структурного подразделения) должен присутствовать в любом документе. Если организация имеет ведомственное подчинение, то над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации. Можно наименование вышестоящей организации печатать более мелким шрифтом по сравнению с наименованием организации – автора документа.

Наименование организаций субъектов РФ, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного и национальный язык, печатают на двух языках на одном уровне. Наименование на русском языке рекомендуется размещать слева, а на национальном справа, если в нормативных актах субъектов РФ не установлен иной порядок.

Пример из практики

Федеральная антимонопольная служба Западно-Сибирского округа в Постановлении от 8 сентября 2010 г. по делу № А46-3232/2010 рассмотрела дело по иску налогового органа к организации ЗЛО "Русказаххлебопродукт" о понуждении к изменению фирменного наименования. По результатам рассмотрения суд указал, что инспекцией не представлено бесспорных доказательств, подтверждающих, что в фирменном наименовании ЗАО "Русказаххлебопродукт" содержится сокращение, производное от официального наименования иностранного государства, в том числе Республики Казахстан. При таких обстоятельствах суд первой инстанции правомерно принял решение об отказе в удовлетворении заявленных инспекцией требований. В обоснование своих доводов налоговая инспекция ссылалась на Общероссийский классификатор стран мира, утвержденный Постановлением Госстандарта России № 529-ст., где указано, что официальным наименованием страны Казахстан является Республика Казахстан. Следовательно, в фирменном наименовании ЗАО "Русказаххлебопродукт" содержится слово "казах", производное от официального наименования иностранного государства Республика Казахстан. По мнению инспекции, иные слова с содержанием корня "казах", не являющиеся производными от указанного наименования Республики Казахстан, отсутствуют.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Наименование на иностранном языке в отличие от национального располагают ниже наименования на русском языке.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Следует помнить, что если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то он составляется не на бланках, а на чистом листе

бумаги. При этом наименование организаций следует располагать в соответствии с рангом. Наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации. В случае оформления документов организаций одного райка, их наименования располагают на одном уровне. Учитывая современный уровень развития средств вычислительной техники, можно подготовить совместный бланк двух и более организаций.

Законодательство

Из п. 4 ст. 54 ГК РФ следует, что законодатель различает понятие "фирменное наименование организации" и "наименование организации" и вводит обязательное требование к тому, чтобы оба эти названия были включены в устав организации.

• 9. Справочные данные об организации – реквизит, который содержит важные для организации сведения при информационных контактах и проставляется только на бланках для писем. Справочные данные об организации включают: почтовый адрес, номера телефонов, код по ОКПО или по ОКУД и другие сведения по усмотрению организации (номера телефаксов, телексов, счетов в банке, ИНН, адрес электронной почты и др.). Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной "Правилами оказания услуг почтовой связи" (утв. Постановление Правительства РФ от 15 апреля 2005 г. № 221). В соответствии с Правилами устанавливается следующий порядок написания почтового адреса: наименование улицы, номер дома, наименование населенного пункта, наименование области, края, автономного округа республики, страна, почтовый индекс (например, Б. Черкасский пер., д. 5/2/6, Центр, Москва, 103012) . В качестве почтового адреса допускается указывать номер абонентского ящика. В конце строк адреса знаки препинания не ставятся, в середине строк знаки сохраняются.
• 10. Наименование вида документа проставляется на всех бланках, кроме бланка для писем (т.е. наименование вида документа "Письмо" не указывается). Данный реквизит является одним из важнейших, поскольку позволяет судить о назначении данного документа, определяет состав реквизитов и структуру текста. Наименование видов документов, издаваемых руководителем организации, регламентируется уставом (Положением об организации). Полный перечень видов документов, которыми пользуется организация для реализации своих функций, устанавливается в специально разрабатываемом Табеле документов организации. В него включаются как формы, имеющиеся в УСД, так и иные виды документов, соответствующие организационно-правовой форме организации, ее задачам, видам деятельности. На общем бланке организации для данного реквизита оставляют свободное место под наименованием организации, в бланке конкретного вида документа, этот реквизит впечатывается типографским способом прописными буквами.
• 11. Дата документа. В любом бланке документа должны присутствовать специальные ограничительные отметки для проставления даты подписания документа. Если автором документа являются две и более организации, то его датой является наиболее поздняя дата подписания.

Дату в бланк проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании, либо сотрудник службы делопроизводства, регистрирующий документ. Для документов, фиксирующих решения, принимаемые коллегиально (протокол, акт и др.) датой является дата принятия решения, а не подписания. В этом случае дата печатается на документе при его подготовке.

ГОСТ установлено, что способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, а также в финансовых документах, предлагается использовать словесно-цифровой способ датирования (14 декабря 2014 г. или 4 октября 2014 г.), а в остальных случаях цифровой способ (04.10.2014, 14.10.2014).

12. Регистрационный номер документа (индекс) – условное обозначение, указывающее на место составления, хранения или содержание документа, придающее ему юридическую силу и предназначенное для учета, контроля за своевременным исполнением и поиском поступающих или создаваемых в организации документов. Индексация – проставление порядковых номеров и необходимых условных обозначений, указывающих место их исполнения или составления и хранения . В российском делопроизводстве для всех видов обозначений, связанных с регистрацией документов применяется один вид знаков – арабские цифры. Индекс исходящего и внутреннего документа проставляется в заголовочной части документа.

При индексации документов используются:

• – список структурных подразделений с их условными обозначениями;
• – перечень документов, не регистрируемых службой ДОУ;
• – классификаторы постоянных корреспондентов;
• – номенклатура дел.

Список (классификатор) структурных подразделений разрабатывается на основе утвержденной структуры, штатного расписания организаций, предприятий и учреждений. В отрасли (холдинге) может создаваться типовой классификатор структурных подразделений, для какой-либо группы однородных организаций (промышленные предприятия, научно-исследовательские институты и т.д.). Формулировки объектов в классификаторе структурных подразделений даются в соответствии с действующими нормативными документами организаций. При разработке в холдинге типового классификатора структурных подразделений учитывается наличие различных наименований аналогичных структурных подразделений. Для их формулировок используются наиболее распространенные названия с указанием возможных вариантов их толкования. Систематизация объектов в классификаторе структурных подразделений сохраняет последовательность наименований структурных подразделений, закрепленную в действующих нормативных документах (типовая структура, структура и штатная численность, штатное расписание). Классификатор структурных подразделений включает также общественные организации, общества, союзы.

При индексации документов также может использоваться классификатор исполнителей или только ответственных исполнителей, который представляет собой перечень фамилий руководителей структурных подразделений, отвечающих за исполнение документов, поручений. Фамилии в классификаторе перечисляются в последовательности, соответствующей перечислению наименований структурных подразделений в действующих нормативах (типовая или примерная структура, структура и штатная численность, штатное расписание).

Индексации подлежат все регистрируемые документы, а также документация, которая нс регистрируется, но группируется в дела по номенклатуре .

Специфика исполнения, хранения и поиска внутренней документации требует проставления идентичного индекса на основном документе и на приложении к нему, особенно при регистрации распорядительных документов. Каждый массив документов должен имеет свой уникальный индекс. Ведь индекс документа выполняет не только учетную функцию, но и поисковую. Индексы проставляются на документах и в регистрационных формах. На приложениях к поступившим или отправляемым документам индексы не ставятся.

Индекс документа включает в себя несколько элементов. Основным элементом является порядковый номер документа. В дополнение к порядковому номеру с целью облегчения поиска указывают код места исполнения и хранения документа, принадлежности его к определенному вопросу, корреспонденту, автору, территории, периоду и т.д.

Наиболее удобным считается индекс, состоящий из:

• – условного обозначения структурного подразделения, получившего на исполнение или составившего индексируемый документ;
• – номера дела по номенклатуре, в которое этот документ должен быть помещен после исполнения;
• – порядкового номера документа при регистрации.

Например, индекс отправляемого документа 05-01/41, где 05 – индекс структурного подразделения, 01 – номер дела по номенклатуре, 41 – порядковый номер. Отправляемая документация индексируется на подлиннике и копии, остающейся в организации, и проставляется сотрудником службы документационного обеспечения управления.

Индекс письма может состоять из порядкового номера, который при необходимости может быть дополнен буквенными обозначениями.

Расположение составных частей индекса, принятое в конкретной организации, должно быть постоянным, а система индексов оставаться неизменной в течение длительного промежутка времени.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями (договоров, решений и т.п.) состоит из регистрационного номера документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. При регистрации решений президиумов представительных органов порядковый номер можно дополнить буквой П, например, 56-П, и т.д.

• 13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа используется только на бланках для писем и располагается строкой ниже даты и индекса (На №__________от____________). Сведения в реквизит переносятся исполнителем или сотрудником службы ДОУ с поступившего документа, т.е. в письмо-ответ с письма-запроса. Наличие этого реквизита в бланках для писем исключает необходимость упоминания индекса и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает от чисто вспомогательной, справочной информации. Таким образом, отметка для этого реквизита должна быть проставлена при подготовке бланка для писем, а заполнение ее будет происходить только при наличии ответа на запрос.
• 14. Место составления или издания документа указывают только в общем бланке (бланке организации), так как в бланке для писем этот реквизит указан в почтовом адресе организации. Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые географические сокращения. Место издания не указывается, если оно включено в состав наименования организации, например: Лыткаринский оптико-механический колледж, но указывается, если документ был составлен в другом месте. Для юридического лица местом издания документа будет место нахождения организации, которое определяется местом его государственной регистрации. В документе, автором которого является филиал организации, указывается место нахождения последнего.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30–2003 и правилами русского языка сокращение "г" в этом реквизите не ставится при обозначении "Москва", а также при написании названий городов, оканчивающихся на "-град" и "-бург" .

15. Адресат является одним из основных реквизитов документа. Существует несколько способов адресования документов в зависимости от конкретной управленческой ситуации. На документе реквизит "Адресат" располагают с правой стороны листа на уровне наименования организации, если документ оформляется на угловом бланке.

Документ может быть адресован руководителю организации. В этом случае в наименование должности руководителя будет включено наименование организации, например:

– Генеральному директору ООО "Вымпел";

Председателю Совета акционеров страховой компании "Русский стандарт";

• – Ректору государственного университета управления;
• – Главному редактору газеты "Известия".

Адресат оформляется с правой стороны на уровне реквизита "дата" на продольном бланке.

Государственный стандарт Р 6.30–2003 разрешает центрировать "адресат" относительно самой длинной строки в пределах отведенного ГОСТ места.

Указанный порядок адресования распространяется также на внутреннюю переписку предприятия при подготовке докладных, служебных и объяснительных записок.

Если документ адресуется на имя руководителя структурного подразделения или должностного лица, то в отличие от первого случая, необходимо сначала указать наименование организации, куда адресуется документ, затем указать должность, инициалы и фамилию, например:

Начальнику отдела кадров

А.В. Петровой

Такой порядок адресования установлен в связи с тем, что при получении корреспонденции этапы обработки осуществляются в следующей последовательности:

• – определение правильности адресования (в какую организацию адресован документ);
• – раскладка корреспонденции по сортировочному устройству в соответствии с индексом структурного подразделения.

Обратите внимание!

Официального обращения в нашей стране не существует, поэтому приставка "г-ну" (господину) перед фамилией не совсем уместна. В соответствии с ГОСТ Р 6.30–2003 инициалы в адресате ставятся перед фамилией.

Если указать сначала наименование структурного подразделения, а затем организацию, то это может затруднить обработку корреспонденции, так как нарушается последовательность обработки входящих документов и увеличивается время на проведение данной процедуры.

Документ одного содержания может быть адресован нескольким корреспондентам одновременно (но не более четырем). В этом случае первый экземпляр копируется, первому адресату направляется подлинник, остальным – копия. Ставить отметку "копия" возле второго и последующих адресатов не следует.

Центральный банк РФ

Начальнику финансового отдела

А.В. Петрову

ОАО "Сбербанк России"

Дополнительный офис № 01106

Главному бухгалтеру

К.В. Ульяновой

Если необходимо отправить документ более, чем по четырем адресам, то составляется список рассылки.

Известно, что письма составляются в двух экземплярах (подлинник отправляется адресату, а копия остается в организации). В данном случае на копии, остающейся в организации, на месте реквизита "Адресат" ставится отметка "По списку рассылки", а список рассылки прикладывается к копии. Каждому адресату направляется подлинник с соответствующим адресом на документе, а копия письма с рассылкой остается в организации.

Если документ отправляют в несколько однородных организаций, то в реквизите "Адресат" их указывают обобщенно, например:

Администрации

Рязанской области

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Последний обязательно проставляется па документах, направляемых частному лицу, например:

Колесникову М.В.

Нежинская ул., д. 3, кв. 4,

Москва, 123489

Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам. В остальных случаях адрес указывается после названия организации или должности, например:

Председателю Банка "Открытие;

А.С. Давыдову

Мира пр-т, д. 10, стр. 4,

Москва, 129839

Государственный комитет РФ

по строительству и

жилищно-коммунальному

хозяйству

Строителей ул., д. 8, Москва, 121345

Последовательность написания адреса на почтовых отправлениях оформляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи. Адрес корреспондента пишется в следующей последовательности:

• – наименование адресата (фамилия, имя, отчество для физических лиц);
• – название улицы, номер дома, номер квартиры;
• – название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
• – название области, края, автономного округа (области), республики;
• – страна (для международных почтовых отправлений);
• – почтовый индекс.

На конвертах, бандеролях, посылках адрес корреспондента пишется в правой части почтового отправления, а адрес отправителя – в левом верхнем углу.

16. Гриф утверждения документа – это способ придания документу юридического статуса . В соответствии с подп. 2.3, 2.4. ГСДОУ утверждение документа является особым способом введения его в действие в отношении определенного круга организаций, должностных лиц и граждан.

В ГСДОУ указывается, что утверждение документа может производиться посредством:

• – грифа утверждения;
• – издания соответствующего распорядительного документа (подп. 2.3, 2.4).

В ГОСТ Р 6.30–2003 указано, что: документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом (п. 3.16). ГОСТ не ограничивает виды документов, на основании которых может утверждаться соответствующий документ. Это может быть приказ, постановление, решение, реже протокол. Такой способ утверждения документа наиболее распространенный, хотя и не всегда оправданный. Его следует использовать: при утверждении единовременно большого количества документов (например, учебных программ по различным дисциплинам); в случае, если за процедуру ознакомления с документом назначается лицо, в должностные обязанности которого это ранее не входило; при необходимости регламентировать работу, касающуюся не самого утверждаемого документа, а наиболее эффективной возможности ввести его в действие. Данный способ часто используется в организациях с обширной филиальной сетью .

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

УТВЕРЖДЕН

решением общего

собрания

акционеров от 05.04.2013

УТВЕРЖДЕНО

приказом ВНИИДАД

от 05.04.2003 № 82

В связи с, тем, что утверждаемый документ будет являться приложением к распорядительному документу необходимо это оформить специальным образом.

Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже – гриф утверждения документа , например:

Приложение № 2

УТВЕРЖДЕНО

приказом Росархива

от 12.11.2009 №125

Обратите внимание, что в соответствии с Методическими рекомендациями но внедрению ГОСТ Р 6.30–2003, если приложение одно, то оно не нумеруется. В рекомендациях также дан пример оформления текста постановления, где ссылка на утверждаемый документ указывается не в скобках, а в его тексте.

Внести изменения в организационный документ, утвержденный распорядительным документом, можно только изданием такого нового.

Другой способ утверждения документа – должностным лицом, имеющим на это право. Как правило, право подписывать и утверждать все документы организации имеет единоличный исполнительный орган – руководитель организации. В некоторых случаях в учредительных документах могут быть указаны должности руководителей, которые также могут подписывать и утверждать документы.

Практический опыт

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Но на практике часто встречаются такие формы документов, которые требуют утверждения руководителями сразу двух организаций, например: унифицированная форма № ОС-1 ("Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)"), утвержденная Постановлением Госкомстата РФ от 21 января 2003 г. № 7 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств". При утверждении таких первичных учетных документов не единоличным исполнительным органом, а другими должностными лицами, последние должны быть включены в перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, который утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером, а также должна быть подготовлена доверенность.

Способ утверждения документа должностным лицом используется при утверждении тех документов, которые не требуют дополнительных пояснений.

В соответствии с Методическими рекомендациями по внедрению ГОСТ Р 6.30–2003 приложения должны быть подписаны исполнителем или руководителем подразделения, подготовившего документ, и датированы. Таким образом, утверждаемый документ должен быть обязательно подписан, так как является приложением.

Для регламентации процедуры утверждения документов в каждой организации должен быть разработан их перечень. Его можно включить в Табель унифицированных форм документов или Инструкцию по делопроизводству организации. При этом можно руководствоваться примерным перечнем документов, подлежащих утверждению, который приведен в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТ Р 6.30–2003 и в ГСДОУ.

Важно знать!

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению:

• – акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.);
• – задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ, технические и т.д.);
• – инструкции (правила) (должностные, по делопроизводству, технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и т.д.);
• – нормативы (расходов сырья, материалов, электроэнергии, технологического проектирования, численности работников и т.д.);
• – отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.);
• – перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем, предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств и других организаций, с указанием сроков хранения материалов и т.д.);
• – планы (производственных, строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ, внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов но жилищно-коммунальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.);
• – положения (об организации, о структурном подразделении, о премировании и т.д.);
• – программы (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.);
• – расценки на производство работ;
• – сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений, использования средств фонда предприятия, на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.);
• – стандарты (государственные, национальные, организации, отраслевые);
• – структура и штатная численность;
• – тарифные ставки;
• – уставы организаций;
• – формы унифицированных документов;
• – штатные расписания и изменения к ним.

Желательно так же указывать, каким именно способом будет утверждаться документ: должностным лицом или документом. Основанием для составления перечня документов, требующих утверждения, являются законодательные и ведомственные нормативные акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или иных документов. При составлении перечня документов, требующих утверждения, необходимо учитывать и организационно-правовую форму юридического лица, так как законы, регулирующие конкретную организационно-правовую форму юридического лица, содержат требования по поводу способа утверждения тех или иных документов.

17. Резолюция – это способ административного воздействия, организующее деятельность исполнителей .

Наиболее общая структура практически любой резолюции предполагает наличие следующих элементов (частей):

• – указание лица (ответственного исполнителя), которому адресована резолюция;
• – характеристика сути резолюции ("что должно быть сделано");
• – указание сроков ожидаемого исполнения.

Иногда руководитель может дать необходимые пояснения (например, как могло бы выглядеть окончательное решение или как следовало бы организовать проработку документа).

Обязательное требование к резолюции – ее адресность. Для повышения исполнительской дисциплины необходимо установить ответственного за решение, контролирующего ход исполнения поручения и работу других соисполнителей, либо четко определить степень ответственности каждого исполнителя. Указывать в адресате должность исполнителя не обязательно. Адресат в соответствии с ГОСТ Р 6.30–2003 содержит только фамилию исполнителя и инициалы, причем инициалы указываются после фамилии:

Петрову А.В.

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то ответственным за исполнение данного решения является гот сотрудник, который в резолюции назван первым (без пометки "ответственный"). Проставлять отметку "отв." или подчеркивать ответственного исполнителя не разрешается.

Петрову А.В.

Иванову В.В.

Резолюция является в своем роде распорядительным документом, составленным на полученном документе. Поэтому в тексте резолюции будут присутствовать так называемые управленческие операторы, позволяющие активно влиять на процесс принятия решения в желаемом направлении. Приведем в качестве примеров некоторые из возможных управленческих операторов:

• – "информировать по истечении срока исполнения о принятом решении";
• – "дополнительно переговорить";
• – "подтвердить получение";
• – "сообщить о выполнении" и др.

При составлении резолюции необходимо учитывать, в какой мере анализируемая ситуация носит типовой для данной организации характер. В случае типовой ситуации решение соответствующих вопросов должно основываться на некоторой типовой схеме. Анализируя управленческую ситуацию, зафиксированную в документе, руководитель, прежде всего, решает задачу ее идентификации. При этом производится оценка ситуации со следующих позиций:

• 1. Ситуация является стандартной.
• 2. Ситуация не является стандартной.
• 3. Ситуация не является стандартной и не имеет аналогов.

В процессе дальнейшей оценки документа руководитель принимает следующие альтернативы:

1. Руководитель считает целесообразным принять окончательное решение самостоятельно.

В этом случае текст резолюции будет выглядеть следующим образом: "Прошу направить в командировку в Санкт-Петербург с 12 апреля 2014 г. по 14 апреля 2014 г. для участия в семинаре по делопроизводству начальника канцелярии Коржакова Π. М.".

2. Руководитель считает, что окончательное решение должно быть принято другими сотрудниками.

В этом случае текст резолюции будет выглядеть следующим образом: "Прошу командировать в Санкт-Петербург с 12 апреля 2014 г. по 14 апреля 2014 г. двух сотрудников для участия в семинаре по делопроизводству".

Общие указания выражаются следующим образом:

• – "к руководству";
• – "к исполнению";
• – "к сведению".

Кукушкину П.А.

К исполнению

личная подпись руководителя

На документах, содержащих стандартные ситуации, не требующих дополнительных разъяснений и имеющих типовые сроки исполнения, резолюции оформляются по упрощенной схеме: указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Фомину И.В.

Подпись руководителя

Резолюции должны быть составлены таким образом, чтобы исполнителю не требовались дополнительные разъяснения руководителя. Текст резолюции должен быть построен кратко, четко и корректно.

Если резолюция является сложной, состоит из нескольких задач, предписываемых различным исполнителям, то руководитель перед написанием такой резолюции должен осуществить декомпозицию процесса принятия решения на отдельные относительно самостоятельные этапы. Их состав и число зависят, с одной стороны, от содержания документа, с другой – от информированности, методов и стиля работы самого руководителя.

Ведковой А.И.

Прошу подготовить

заявку на необходимые строительные материалы до 15.03.2014

Соломанину Г.Н.

Подготовить проект сводного плана работы организации

на 2014 год до 01.01.2014 Зориной Л.А.

Подготовить финансовые расчеты

к заявке на строительные материалы до 14.01.2014

Как видно из примеров, помимо адресата и предписываемого действия резолюция должна содержать порядок ее выполнения и форму контроля. Желательно в конце текста резолюции указать предполагаемую дату, к которой вопрос должен быть решен. Это послужит стимулом к действию у исполнителя и формой контроля за исполнением документа. Подпись руководителя (без расшифровки) и дата написания резолюции также являются ее неотъемлемой частью и определяют начало действия. Отсутствие этих реквизитов указывает на неверное оформление резолюции.

Пример из практики

В целях экономии времени руководителя секретарь или помощник может заранее подготовить проект резолюции и представить руководителю, который, в случае согласия с ее содержанием, лишь подписывает резолюцию и ставит дату. Такая резолюция готовится на специальном бланке "Поручение", "Указание", "Резолюция". Этот способ придает документу более эстетичный вид, но, с другой стороны, в этом случае плохо обеспечивается сохранность резолюции, так как лист в резолюцией может открепиться от документа, а при сдаче дел в архив скрепка или скоба изымается, и лист с резолюцией подшивается как отдельный документ.

Резолюция пишется от руки и проставляется в верхнем правом углу над текстом. Если нет свободного места, то резолюция может быть оформлена на любом свободном месте лицевой стороны документа.

Таким образом, резолюция должна включать в себя: фамилию, инициалы исполнителя, содержание исполнения (текст резолюции), срок исполнения, подпись руководителя, дату резолюции.

Хорошилову А. К.

Прошу подготовить

проект приказа о переводе

В.В. Моржова на должность

ведущего специалиста отдела

кадров с 13.01.2015.

• 18. Заголовок к тексту. Заголовок к тексту оформляется под реквизитом "Место составления или издания документа" на общем бланке и под реквизитом "Ссылка на регистрационный номер и дату документа".
• 19. Отметка о контроле. Наиболее важные входящие, исходящие и внутренние документы подлежат контролю за исполнением. Отметка о контроле проставляется справа на верхнем поле первого листа документа с помощью штемпеля "Контроль" или буквы "К".

Документы могут иметь типовые и индивидуальные сроки исполнения. Значительное количество типовых сроков установлено в ведомственных подзаконных актах, например, о предоставлении статистической и финансовой отчетности, о сроках предъявления претензий по качеству продукции, по подаче апелляций на решения финансовых и судебных инстанций и другие. Некоторые сроки исполнения зафиксированы в ГСДОУ и также выступают в качестве типовых. Например, исправления и рассмотрения протоколов разногласий к договорам, исполнения служебных писем и телеграмм, требующих срочного решения, и других.

Вопросы практики

В рамках конкретной организации могут быть установлены типовые сроки исполнения для документов, не нашедших отражения в законах и подзаконных нормативных актах. После их утверждения и включения в качестве приложения в "Табель форм документов" или "Инструкцию по делопроизводству" в виде Перечня, они также становятся типовыми для всех сотрудников организации.

Индивидуальные сроки исполнения указываются в резолюции руководителя или в тексте документа только в том случае, если этот срок отличается от установленного руководством организации или автором документа или отсутствует в перечне.

Срок исполнения входящих документов общепринято исчислять с момента фиксации факта их поступления в организацию, а создаваемых – с момента их доведения до исполнителей, если в документе, конечно, не оговорен другой срок.

Согласно ГСДОУ снять документы с контроля может лишь должностное лицо, установившее контроль, либо ответственный исполнитель после фактического выполнения заданий, запросов путем сообщения результатов заинтересованным лицам и организациям или другого документированного подтверждения исполнения.

Срок исполнения может продлить только организация или должностное лицо, его установившие, или вышестоящее руководство. В практике работы в том случае, когда срок исполнения документа к моменту его регистрации или в ходе рассмотрения установлен быть не может, устанавливается условный срок исполнения, который может быть откорректирован по ходу исполнения документа, например, при контроле исполнения исходящих документов.

20. Текст документа. ГОСТ Р 6.30–2003 не оговаривает виды шрифтов, которыми следует пользоваться при подготовке текста документа с использованием средств вычислительной техники. Основное требование к шрифтам сводится к тому, чтобы они были хорошо читаемыми. Некоторым образом конкретизируется требование к шрифтам в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти . При подготовке документов рекомендуется использование шрифтов размером № 12–15 при печати через 1–2 интервала.

Тексты документов излагаются от:

• – 1-го лица единственного числа: "приказываю... подготовить и представить на рассмотрение"; "прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов...";
• – 3-го лица единственного числа: "...Совет Федерации постановляет..."; "...коллегия постановила..."; "министерство не считает возможным...";
• – 1-го лица множественного числа: "просим представить данные о..."; "представляем на рассмотрение и утверждение...";
• – в совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: "приказываем..."; "решили...".

В случае содержания в тексте нескольких поручений, решений, выводов и т.д., в нем выделяют разделы, подразделы, пункты, подпункты. В текст документа иногда включают фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие должны быть пронумерованы. Номера страниц должны быть проставлены в середине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.

21. Отметка о наличии приложения. Приложения являются самостоятельными документами, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте основного документа. Документы-приложения могут быть трех видов: утверждаемые или вводимые в действие соответствующим документом (приложения к правовым актам), поясняющие содержание другого документа, направляемые с сопроводительным документом адресату.

В случае, когда к документу имеются приложения, об этом должна быть сделана соответствующая отметка. Информация о приложении указывается в тексте или после текста документа перед подписью.

В нормативных актах и документах, содержание которых дополняется или поясняется приложениями, сведения о наличии приложений указывают в тексте, например: "Утвердить прилагаемую инструкцию по учету и хранению документов".

На самом документе-приложении должна быть сделана отметка, соединяющая его с основным документом и придающая ему юридическую силу, которая включает наименование нормативного акта, его дату и номер.

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ №" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

Существует несколько вариантов оформления приложений под текстом документа:

1. Документ-приложение направляется адресату с сопроводительным письмом, в тексте которого перечислены документы-приложения; их названия второй раз не указываются:

Приложение: на 1 л. в 1 экз.

2. Письмо имеет приложение, не названное в тексте; указывают наименование приложения, число листов и количество экземпляров:

Приложение: прайс-лист на 1 л. в 1 экз.

3. Письмо имеет несколько приложений, которые должны быть пронумерованы в валовом порядке с указанием количества листов и количества направляемых экземпляров:

Приложение: 1. Перечень документов на 1 л. в 1 экз.

• 2. Справка о доходах на 1 л. в 1 экз.
• 4. В сброшюрованном приложении число листов не указывается:

Приложение: в 5 экз.

5. К сопроводительному документу прилагается документ, имеющий приложение; количество листов приложения суммируется:

Приложение: письмо Минюст России от 02.02.2014 № 123/05-02 и приложение к нему, всего на 5 л.

6. Документы-приложения направляются не во все указанные в документе адреса; в отметке о наличии приложения делают ссылку "только в первый (второй, третий) адрес":

Приложение: на 1 л. в 1 экз. в первый адрес.

22. Подпись представляет собой собственноручную роспись должностного или физического лица . При подготовке документа составитель должен заранее знать, кто будет подписывать документ. Служебные документы подписывают должностные лица в пределах своих полномочий.

Для придания юридической силы реквизиту "подпись" она должна включать в себя три элемента:

• – должность полномочного лица;
• – собственноручную роспись должностного лица;
• – расшифровку подписи.

Располагаются данные элементы в одну строку, начиная от левого поля без абзаца:

Подписывается, как правило, первый экземпляр документа.

Наименование должности полномочного лица оформляется в соответствии с наименованием, указанным в штатном расписании. Наименование организации включается в элемент "должность полномочного лица" в том случае, если документ оформляется не на бланке организации, например :

Допускается в реквизите "подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки, например:

Наименование должности, расположенное в несколько строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

В случае, когда документ оформлен на бланке должностного лица, наименование должности полномочного лица будет отсутствовать. Такой бланк оформляется следующим образом:

При передаче права подписи другому должностному лицу на период временного отсутствия полномочного лица должность исполняющего обязанности может записываться как сокращенно, так и полностью, например:

В Приложении к Методическим рекомендациям по разработке инструкций но делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти допускается возможность исправлений от руки наименования должности на документе, если документ уже оформлен, а должностное лицо отсутствует. Следует помнить, что понятие "отсутствует" подразумевает – командировку, отпуск или болезнь, а нс отсутствие должностного лица на один день и менее. Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности. В целях исключения злоупотреблений при подписании документов в организациях обязательно должны быть разработаны правила их подписания. Правила подписи могут устанавливаться в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях.

Элемент реквизита "расшифровка подписи" включает в себя инициалы и фамилию должностного лица. Инициалы имени и фамилии печатаются без пробела, а между инициалами и фамилией ставится один пробел. Следует обратить особое внимание на то, что расшифровка подписи не указывается в скобках, а инициалы ставятся перед фамилией, которая печатается строчными буквами (кроме заглавной).

В соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009) и Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти установлены требования к подписанию конкретных видов документов. Например, постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, созданные на бумажном носителе, подписываются (утверждаются) собственноручно руководителем федерального органа исполнительной власти или лицом, исполняющим его обязанности, а созданные в форме электронных документов – с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи.

Количество лиц, подписывающих документ, а также наименование их должностей зависят от степени ответственности за содержание документа. Например: в документах, составленных комиссией (акт, протокол заседания государственной экзаменационной комиссии и др.) указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением:

Протокол, документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов на собраниях, совещаниях, заседания, подписывает председатель и секретарь данного вида заседания:

В ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" указано, что достоверность данных, указанных в первичных учетных документах, обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации. Например, гарантийные письма, а также другие документы финансового характера подписываются руководителем организации и главным бухгалтером, их подписи располагаются в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Если документ подписывается несколькими лицами равной должности, их подписи рекомендуется располагать на одном уровне, например:

При подписании совместного документа, подготовленного двумя и более организациями, первый лист оформляют не на бланке конкретной организации, а на чистом листе бумаги с указанием реквизитов бланков организаций.

В трудовых договорах (контрактах) подписи сторон также указываются на одном уровне с указанием полных сведений о сторонах договора или же только их условных обозначений ("работодатель", "работник").

Докладные записки, справки, служебные записки, заявления и другие документы информационного характера могут подписываться исполнителем, если разрешаемые при этом вопросы не выходят за пределы его компетенции.

Это интересно!

На пост министра финансов США Джек Лью был назначен в феврале 2013 г. Вскоре репортеры обратили внимание, что его подпись представляет собой несколько овалов, соединенных в цепь. В частности, подпись Лью обсуждалась в сатирических телепрограммах "Colbert Report" и "The Daily Show". Следует заметить, что подпись главы американского Министерства финансов является частью оформления долларовых купюр. Традиционно министр финансов расписывается десять раз, после чего отбирается наиболее подходящая подпись для печати на банкнотах. Министру финансов США пришлось переделать свою подпись. К этому его вынудили насмешки, утверждающие, что подпись Лью слишком неразборчивая. На сайте Министерства финансов уже опубликована новая подпись Лью. Также она появится на американских купюрах в новых тиражах.

Разновидностью подписи является электронная подпись – информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом, связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ . Традиционный бумажный и электронный документы имеют разную физическую природу. Это в свою очередь определяет выбор средств, которые придают документу юридическую силу: собственноручная подпись используется для бумажных документов, подпись электронная – для легитимизации электронных документов.

Собственноручная подпись, будучи следом чернил или шариковой пасты, образует вместе с документом единый физический объект, и ее сравнительно тяжело убрать из документа, не оставив следов воздействия.

Электронная подпись гарантирует авторство и подлинность документа при условии, что она включена в документ или находится с документом в едином контейнере. Как только документ покидает контейнер или же электронная подпись извлекается из документа, все гарантии подлинности и неизменности документа исчезают. Возможность признания документа в электронном виде равноценным документу на бумажном носителе устанавливает ч. 3 ст. 11 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации". Согласно указанной норме электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.

Гражданский кодекс РФ устанавливает два условия, при наличии хотя бы одного из которых электронная подпись и, соответственно, электронный документ могут быть использованы для заключения и реализации гражданско-правовых сделок: в случае, когда такая возможность прямо предусмотрена действующим законодательством РФ в широком смысле и/или когда такая возможность согласована сторонами. Например, договором может быть предусмотрено удостоверение прав распоряжения денежными суммами, находящимися на счете, электронными средствами платежа и другими документами с исползованием в них аналогов собственноручной подписи (п. 2 ст. 160 ГК РФ), кодов, паролей и иных средств, подтверждающих, что распоряжение дано уполномоченным на это лицом (п. 3 ст. 847 ГК РФ).

Федеральный закон РФ от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ "О персональных данных" предусматривает, что электронная подпись может использоваться в следующих случаях:

• – если биометрические персональные данные хранятся вне информационных систем;
• – если на материальном носителе содержится дополнительная информация, относящаяся к биометрическим данным.

Использование электронной подписи в электронных документах регламентирует также Федеральный закон РФ от 6 апреля 2011 г. № 63-ΦЗ "Об электронной подписи".

Для того чтобы обеспечить возможность подписания электронных документов, были разработаны специальные технологии, названные по аналогии электронной подписью. В соответствии с законодательством существует несколько видов электронной подписи:

• – простая электронная подпись (ПЭП);
• – усиленная электронная подпись (УЭП).

Усиленная электронная подпись в свою очередь подразделяется на:

• – неквалифицированную электронную подпись (НЭП);
• – квалифицированную электронную подпись (КЭП).

Применяемое программное обеспечение управленческих процессов в организации должно поддерживать использование электронной подписи.

23. Гриф согласования проставляется на служебном документе при необходимости его согласования (визирования) для оценки обоснованности документа и соответствия действующему законодательству и другим правовым актам. Грифом согласования оформляется внешнее согласование. При внешнем согласовании экспертизу (оценку) содержания документа проводят компетентные внешние организации, чьи интересы затрагивает документ, в том числе различные "разрешительные" инстанции и органы, не входящие в структуру организации.

Вопросы практики

Процедура согласования проекта документа с заинтересованными должностными лицами по общему правилу не является обязательной. Но в тех случаях, когда действующие у работодателя локальные нормативные акты по делопроизводству предусматривают согласование тех или иных документов, оно становится обязательной процедурой в процессе создания документа.

Гриф согласования документа оформляется ниже реквизита "подпись" с левой стороны внизу листа. Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. Пример:

В случае, если согласование осуществляют письмом, протоколом, гриф согласования оформляет исполнитель или служба ДОУ следующим образом:

Гриф согласования может располагаться на отдельном листе согласования, тогда в документе после реквизита "подпись" делается отметка: "Лист согласования прилагается". Лист согласования (визирования документа) – часть официального документа с отметками (визами) о согласовании . Несколько грифов согласования оформляются на одном уровне друг против друга вертикальными рядами.

Заполненный лист согласования подписывается и датируется руководителем службы ДОУ или исполнителем и прилагается к проекту документа. При наличии возражений по тексту документа гриф согласования не подписывается.

24. Виза согласования документа – реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа (далее – виза) .

Виза включает в себя должность и подпись визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Пример:

Оформленная таким образом виза означает согласие должностного лица с содержанием документа.

При наличии замечаний по документу или несогласия с документом визу оформляют следующим образом:

Документ визируется исполнителем и заинтересованными в документе должностными лицами финансовых, экономических и иных служб, заместителем руководителя организации, курирующим данный вопрос, юристом и руководителем службы ДОУ (при необходимости). Лица, визирующие служебный документ, несут ответственность за его содержание наряду с исполнителем, по вопросам, относящимся к сфере их деятельности. Количество согласующих лиц в каждой организации определяется самостоятельно.

Помимо визы согласования, в делопроизводственной практике часто применяется и виза ознакомления, которая служит письменным подтверждением факта доведения содержания документа до сведения работника. Однако правила оформления визы ознакомления нормативно не закреплены и в ГОСТ Р 6.30–2003 не указаны.

Важно помнить!

В случае, когда предусмотрено обязательное согласование документа с заинтересованными должностными лицами, отсутствие виз согласования на документе будет означать нарушение процедуры его подготовки.

Внесение изменений в подписанный приказ, распоряжение, а также в согласованный проект документа не допускается.

Замечания могут быть представлены на отдельном листе, который подписывают, датируют и прилагают к документу.

На документе, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. На документе, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны второго экземпляра отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе по образцу листа согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование нормативных правовых актов, приложений для защиты от возможной замены листов.

Повторному визированию подвергается документ, если в процессе визирования в его проект вносятся существенные изменения. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути .

25. Оттиск печати. Печать – устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу. Клише – элемент печати, содержащий зеркальное отображение оттиска печати. Печать имеет круглую форму .

Наряду с термином печать часто используются такие понятия, как штамп, апостиль, факсимиле и штемпель. Штамп (итал. stampa – печать) – особая разновидность печатной формы, служащей для производства оттиска на документах, содержащих текстуальную информацию о полном наименовании юридического лица, его адресе, дате отправления документа и др. Иногда содержание штампа дополняется изображением национального герба. Виды штампов (по классификации организаций- изготовителей):

• – сложные (повторяющие угловой бланк организации); как правило, содержат значительное количество информации: адрес, банковские реквизиты фирмы и др.;
• – несложные штампы используют для доверенностей, копий документов, товарных чеков, входящей документации, приходно-расходных ордеров, счетов-фактур и т.п.;
• – штампы со стандартными словами: "для пропусков", "оплачено", "для рецептов", "для служебного пользования" и др. Форма штампов – произвольная.

Штемпель (нем. stempel ) – то же, что печать в одном значении.

Апостиль – специальный штамп, который в соответствии с Гаагской конвенцией 1961 г. ставится на официальных документах государств – участников конвенции с целью освободить эти документы от необходимости дипломатической или консульской легализации. Апостиль удостоверяет "подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и, в надлежащем случае, подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ" (Гаагская конвенция, ст. 5).

Факсимиле (лат. fac simile – сделай подобное) – это печать, воспроизводящая подпись официального лица.

Предприятия, учреждения, организации пользуются печатями и штампами на основании учредительных документов, зарегистрированных управлением государственной регистрации и его территориальными отделами.

Законодательство

Необходимость наличия печати в организациях закреплена в соответствующих федеральных законах. Так, в п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ "Об акционерных обществах" установлено, что акционерное общество "должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения". Аналогичные нормы закреплены и в п. 5 ст. 2 Федерального закона от 8 декабря 1998 г. № 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью".

Филиалам предприятий, учреждений, организаций разрешено изготовление печатей, если это предусмотрено положением об этих филиалах. В этом случае в текст печати вписывается слово "Филиал".

Вопросы практики

В инструкциях по делопроизводству принято прописывать, что штамп "Входящий документ" ставится именно в нижнем правом углу документа, а штамп "На контроль" – на верхнем поле справа.

Организации, имеющие право на изготовление гербовой печати указаны в Федеральном Конституционном законе от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (с изм. и доп.).

В соответствии с ГОСТ Р 6.30–2003 оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица, но может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом .

Перечень документов, на которых будет проставляться та или иная печать организации, необходимо утвердить приказом руководителя организации. Примерный перечень документов, на которых проставляется гербовая печать, представлен в ГСДОУ, но может быть дополнен по усмотрению организации.

Примерный перечень документов, на которых ставится печать организации:

• 1. Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ, списания; экспертизы и т.д.).
• 2. Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.).
• 3. Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений, о производстве работ и т.д.).
• 4. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.).
• 5. Заявки (на оборудование, изобретения и т.д.).
• 6. Заявления (на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.).
• 7. Заключения и отзывы организаций на диссертации и авторефераты, направляемые в высшую аттестационную комиссию.
• 8. Исполнительные листы.
• 9. Командировочные удостоверения.
• 10. Нормы расхода на драгоценные металлы.
• 11. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.
• 12. Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т.д.).
• 13. Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.).
• 14. Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные, платежные (сводные, в банк), на импорт и т.д.).
• 15. Положения о министерствах (ведомствах).
• 16. Протоколы (согласования планов поставок и т.д.).
• 17. Реестры (чеков, бюджетных поручений и т.п.).
• 18. Смета расходов (на содержание аппарата управления, на подготовку и освоение производства новых изделий, на калькуляцию к договору, на капитальное строительство и т.д.).
• 19. Справки (лимитные, о выплате страховых сумм, об использовании бюджетных ассигнований на зарплату, о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.).
• 20. Спецификации (изделий, продукции и т.д.).
• 21. Титульные списки.
• 22. Уставы государственных предприятий (объединений и т.п.).
• 23. Штатные расписания и изменения к ним.

История вопроса

В 2003 г. Корпорацией профессиональных изготовителей печатей и штампов совместно с Всероссийским научно-исследовательским институтом полиграфии разработан Национальный стандарт Российской Федерации "Печати мастичные удостоверительные: форма, размеры и технические требования".

Печать хранится до минования надобности и уничтожается в случае:

• – смены организационно-правовой формы;
• – изменения наименования организации;
• – ликвидация предприятия и пр.

Поскольку смена организационно-правовой формы, полного фирменного наименования организации и адрес места нахождения (субъект РФ) указываются в оттиске печати, то их изменение влечет необходимость изготовления новой печати.

Пакет представляемых документов об уничтожении печати будет зависеть от организации (мастерской), которая будет уничтожать печать.

Примерный состав документов, необходимых для уничтожения печатей:

• 1. Заявление (установленного образца) об уничтожении печати, которое подписывает только руководитель.
• 2. Ксерокопия паспорта руководителя.
• 3. Доверенность от руководителя организации "на уничтожение печати" лицу, ответственному за ее уничтожение.
• 4. Выписка из ЕГРЮЛ (нотариально заверенная копия). Для государственных организаций – приказ о назначении руководителя (копия, заверенная вышестоящей организацией).
• 5. Паспорт (ксерокопия) лица, ответственного за уничтожение печати.
• 6. Документ, подтверждающий факт оплаты (оригинал квитанции).
• 7. Печать, подлежащая уничтожению.

В случае утери старой печати перед изготовлением новой необходимо получить справку в органах внутренних дел об утере печати. С этой справкой и вышеуказанным пакетом документов можно обращаться за изготовлением новой печати. Необходимо также опубликовать объявление об утрате печати в Регистрационном вестнике или местной печати. Печати и штампы, изготовленные взамен утерянных, должны иметь в тексте букву "Д" (дубликат).

Ответственность за использование и хранение печатей и штампов, после выдачи их структурным подразделением организации для работы, возлагается приказом руководителя организации на работников, получивших печати и штампы и расписавшихся в учетном журнале.

Ценный опыт

Чтобы максимально снизить риск подделки и фальсификации печатей необходимо:

• – размещать заказ на создание печатей и штампов только у сертифицированных изготовителей (система сертификации "ПечатьСерт"), На территории Российской Федерации сертификат на изготовление мастичных удостоверительных печатей, в том числе с гербовой символикой, выдает единственная организация ВНИИ полиграфии;
• – изготавливать печати с учетом требований ГОСТ Р 51511–2001;
• – использовать водостойкую штемпельную краску, это поможет легко идентифицировать фальсификацию на струйном принтере (его чернила размываются водой);
• – не использовать печать организации (простую или гербовую) на все случаи жизни;
• – вести учет печатей и штампов организации;
• – возложить контроль по хранению и использованием печатей и штампов на подразделение организации, ответственное за делопроизводство;
• – хранить печати в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.
• 26. Отметка о заверении копии подписью руководителя организации или уполномоченного на это должностного лица ставится на копии документа. Заверительная подпись выглядит следующим образом:

Не следует писать "копия верна", поскольку очевидно, что это – копия, а не оригинал. При выдаче копии за пределы организации на ней проставляется печать.

27. Отметка об исполнителе предназначена для получения справочной информации о документе непосредственно у сотрудника, подготовившего проект документа, и проставляется практически на всех документах. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона. Реквизит печатают от начала строки (без абзаца) через один межстрочный интервал. Фамилия исполнителя, инициалы и номер его служебного телефона располагается от границы левого поля в левом нижнем углу лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа:

В практике работы российских организаций сложился следующий порядок написания отметки об исполнителе:

В данном случае, при обращении к исполнителю по вопросам, затронутым в документе, нет необходимости уточнять его имя и отчество.

Слова "Исполнитель", "Исп.", "Телефон", "Тел." не указываются.

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на входящем или внутреннем документе с целью определить его исполнение и свидетельствует о том, что работа над документом полностью закончена.

Отметка включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Пример:

Обратите внимание!

Иногда в организациях секретари расписываются в данной отметке вместо исполнителя, что может быть расценено, как превышение полномочий, так как решить исполнен документ или нет, может только исполнитель или руководитель в силу своей компетенции. Однако при внедрении автоматизированных систем управления данный реквизит допустимо проставлять на документе и сотруднику службы документационного обеспечения управления, который фиксирует реквизит на документе на основании данных об исполнении документа, полученных из автоматизированной системы.

29. Отметка о поступлении документа в организацию представляет собой регистрационный штамп в правом нижнем углу. Данный реквизит проставляется службой ДОУ при регистрации входящих документов. Регистрационный штамп включает: порядковый входящий номер документа и дату поступления документа в организацию.

Допускается проставлять отметку о поступлении документа в организацию с помощью резинового штампа или ручного нумератора.

Вопросы практики

При регистрации предложений, заявлений и жалоб граждан порядковый регистрационный номер дополняется начальной буквой фамилии заявителя, например, И-167 (Иванов), К-21 (Котов), А-213 (Абрамов) и т.д. Справочная картотека по предложениям, заявлениям и жалобам граждан строится по алфавиту фамилий. Такая индексация позволяет быстро отыскать нужный документ. Гражданин может направить одно и то же предложение, заявление или жалобу одновременно нескольким адресатам, и они в конечном итоге могут быть переадресованы в одно учреждение, организацию или предприятие, которое может решить поставленный вопрос по существу. Все эти обращения, поступившие в результате в одно место, должны учитываться под одним регистрационным индексом первого полученного документа с добавлением порядкового номера. Например, Н-184/1, Н-184/2, Н-184/3 и т.д. Обращения граждан бывают первичные и повторные. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого предложения, заявления или жалобы истек установленный законодательством срок их рассмотрения или заявитель не был удовлетворен данным по первому обращению ответом. Повторное обращение при первичной обработке получает очередной регистрационный индекс, так как ведется валовый учет всех поступающих документов.

30. Идентификатор электронной копии документа – отметка (колонтитул) о переносе данных на машинный носитель. Такая отметка проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержит наименование файла на машинном носителе, дату создания, местонахождение на сетевом диске, доступном для чтения сотруднику или структурному подразделению, которому адресован документ:

Е:ОСлужебные письма 12.04.2014.

При распечатке итогового документа, выходящего за пределы организации, идентификатор удаляется.

Обратите внимание!

Государственный стандарт содержит 30 реквизитов, в числе которых отсутствует такой реквизит как "гриф ограничения доступа к документу", однако в "Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" такой реквизит имеется.

Гриф ограничения доступа к документу проставляется без кавычек, на первом листе документа, и его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к конфиденциальной информации. Например:

Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации". См.: ГОСТ Р 7.0.8–2013 Делопроизводство и архивное дело...

Составление служебных документов занимает значительную часть рабочего времени сотрудников управленческого аппарата и требует больших усилий. Чтобы составить полноценный документ прежде всего надо хорошо знать освещаемый в документе вопрос и владеть достаточной информацией.

Приступая к составлению документа, руководствуются следующими правилами.

Во-первых, уточняются целесообразность, цель документа и круг вопросов, подлежащих разрешению. Это позволяет правильно выбрать для фиксации управленческого решения вид документа, его форму, во многом определяющие стиль и характер изложения текста.

Во-вторых, необходимо изучить законодательные акты, решения правительства, ведомственные нормативные акты, регулирующие порядок решения вопросов такого типа. Это самый главный этап, показывающий профессиональные знания готовящего документ, особенно, если подобный вопрос решается составителем впервые. Знание законодательно-нормативных актов обеспечит соответствие содержания документа компетенции данного учреждения, правильный выбор адресата для решения вопроса, грамотную его постановку.

Сегодня при наличии соответствующих электронных баз данных, содержащих полнотекстовый набор законодательных, нормативных актов по направлению деятельности организации (фирмы), провести такую предварительную подготовку нетрудно.

При составлении распорядительных документов, например, приказов, следует кроме того изучить ранее изданные распорядительные документы как вышестоящей, так и своей организации, чтобы избежать противоречия с ними и дублирования, заострить внимание на нерешённых сторонах проблемы. Этот этап подготовки документа также легче провести, имея в памяти компьютера тексты распорядительных документов.

Затем приступают к сбору информации по существу поставленного в документе конкретного вопроса. Для этого могут быть привлечены справой, отчеты, докладные записки, акты, письма и т.д., как имеющиеся на бумаге, так и находящиеся в памяти компьютера.

Зная на основании законодательно-нормативных актов, как решаются подобные вопросы и собрав всю необходимую информацию, составляют проект документа. При этом используют трафаретные тексты, наборы стандартных фраз и выражений.

Проект документа редактируется и согласовывается. Последний этап окончательное оформление и подписание документа.

В практике документирования сломились общие требования, предъявляемые к текстам документов. Прежде всего следует помнить, что служебный документ призван побудить к какому-либо действию, убедить. Это достигается аргументированностью и логичностью приводимых фактов и доводов. Формулировки служебного документе должны быть безупречны в юридическом отношении.

Важнейшими являются требования достоверности и объективности, максимальной краткости документа при полноте информации, точности, исключающей возможность двоякого понимания текста.

Под достоверностью информации понимается отражение фактического состояния дела, непредвзятое описание и оценка событий.

Полнота информации предполагает, что в документе изложена вся информация, необходимая для решения вопроса, поставленного в документе. Именно неполнота информации чаще всего заставляет запрашивать недостающие сведения, Порождает переписку и задерживает решение вопроса.

Точность, правильность понимания информации, изложенной в документе, предопределяются краткостью и ясностью изложения.

Чёткость изложения обеспечивает однозначность понимания документа, адекватность восприятия текста автором и адресатом, что является одним из основных условий управленческой деятельности. Неточно понятый распорядительный документ, письмо и т.д. могут привести к нежелательным последствиям.

Краткость достигается прежде всего отбором необходимой и достоверной информации, исключением повторений и излишних подробностей Каждое слово в тексте документа должно нести смысловую нагрузку.

Достичь ясности в изложении помогают тщательный подбор слов, правильная композиционная структура текста, продуманность формулировок и прямой порядок слов в предложении, когда сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом. Но в тех случаях, когда смысловая нагрузка падает на действие, используется обратный порядок слое.

Если поводом для создания какого либо документа послужил другой документ или доказательством служат сведения из другого документа, в тексте приводятся полные его данные, т.е. указываются вид документа, наименование организации - автора, дата документа, регистрационный номер документа и заголовок к тексту.

К особенностям делового стиля относится широкое применение устойчивых языковых формул - языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Они вызваны прежде всего повторяемостью управленческих ситуаций и сравнительной ограниченностью деловой речи. Наборы таких стандартных фраз и выражений используются при составлении актов, справок и других информационно-справочных документов. * В деловой переписке, особенно с иностранными корреспондентами, также принято использовать устойчивые фразеологические обороты, что помогает при переводе на другой язык. При использовании компьютера эти стандартные фразы и выражения вводятся в память машины. Устойчивые словосочетания (языковые формулы) обеспечивают однозначность понимания текста, сокращают время на его подготовку и восприятие получателем.

Для стиля служебных документов характерно также употребление устойчивых словосочетаний, т.к. в деловой документации большинство слов употребляется только с одним или ограниченной группой слов.

В распорядительных документах, издаваемых на принципах коллегиальности, используется форма изложения от 3-го лица единственного числа..

В совместных документах текст излагается от 1-го лица множественного лица.

В протоколах используется форма изложения текст от 3-го лица множественного лица, а запись выступлений ведётся от 3-го лица единственного числа.

Широкое распространение в служебных документах получило применение сокращенных слов и словосочетаний, что уменьшает объемы документов и ускоряет восприятие информации.

Документы делятся в зависимости от количества затронутых в них вопросов на простые и сложные. Простые, т.е. содержащие один вопрос документы значительно легче в обработке (регистрация, постановка на контроль, формирование в дела), направлении на исполнение. Сложные документы чаще всего касаются нескольких самостоятельных вопросов и исполнителей или даже разных структурных подразделений. С них приходится снимать копии или устанавливать очередность исполнения. Их обработка вызывает некоторые трудности (при регистрации вносится несколько вопросов, при постановке на контроль выделяется каждый вопрос и т.д.). Сложно решить вопрос о помещении такого документа в дело. Поэтому при составлении наиболее многочисленных видов информационно-справочных документов (письма, докладные записки, справки) рекомендуется включать в них по одному вопросу. Протоколы, приказы, постановления обычно бывают сложными по держанию. Они формируются в отдельные дела, на обложках которых содержание не раскрывается, а указываются лишь вид документа и дата.

Для лучшего восприятия документа его текст делится на абзацы -простейшие компоненты текста, состоящие из одной или нескольких фраз (предложений) и характеризующиеся единством и относительной законченностью содержания. Обычно абзац содержит не более двух -трех предложений. С абзаца начинается каждая новая мысль. Подобный прием помогает вдуматься в содержание документа, сделать небольшие остановки при чтении документа.

Тексты документов сложных, больших по объему (обзоры, отчеты, справки и т.д.) разделяются на части: разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

Структура текста отдельных видов документов может быть предопределена нормативными актами, в которых указывается, из каких частей документ состоит. Так, например, составляется должностная инструкция, положение о структурном подразделении.

Процесс управления состоит из выполнения ряда функций, решения определенного круга задач, нередко порождаемых однотипными ситуациями, которые вызывают появление однотипных документов. Это явилось основанием для унификации текстов документов. Унифицированный текст управленческого документа может быть представлен в виде трафарета, анкеты, таблицы.

Под трафаретом понимают заранее отпечатанный текст с унифицированной постоянной информацией и пропусками для заполнения перечной информацией, которая характеризует конфетную ситуацию, отражаемую данным документом.

Наибольшая повторяемость текстов встречается в документах, направляемых в адрес подведомственных организаций, институтов, служб или однородных фирм.

Трафаретные тексты могут быть разработаны во всех отраслях деятельности, причем как в пределах одного предприятия, учреждения, фирмы, так и системы однородных предприятий или учреждений, организаций одного ведомства или группы однородных учреждений и предприятий разных ведомств.

Первичные бухгалтерские документы выполняются, как правило, на унифицированных бланках, при их составлении лишь вписываются (заполняются) части текста. К их заполнению нормативные акты предъявляют особые требования.

Записи в первичных финансовых документах производятся чернилами, пастой шариковой ручки, химическим карандашом или при помощи пишущих машин и средств механизации. Свободные строки прочеркиваются.

Информация в первичных документах фиксируется как в виде текста, так и в цифровой форме. В отличие от документов других систем документации, в бухгалтерских документах подчистки и недоговоренные исправления не допускаются.

Если допущена ошибка, то неправильный текст или сумма не замазываются, как это делается в обычных документах, а зачеркиваются одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, и над зачеркнутым надписывается исправленный текст или сумма.

Затем исправление оговаривается надписью "исправлено" и подтверждается подписью лица, подписавшего документ, и датой исправления.

В первичных бухгалтерских документах показатели денежных сумм часто выражаются не только цифрами но и чтобы избежать возможных ошибок, даются в словесном варианте.

- Элементы текста документа

Закончив составлять текст документа, к нему формулируют заголовок, являющийся обязательным элементом любых документов, выполняемых на формате А4, независимо от вида, содержания и назначения документа.

Заголовок составляется тем, кто готовил документ. Он размещается в левом верхнем углу документа под основными реквизитами. В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков. Заголовок печатается без ковычек без кавычек и не подчёркивается. Наличие заголовка значительно облегчает обработку документа, так как не читая всего текста, и получить представление о содержании и направить документ на исполнение.

Отметка о наличии приложения. Отдельные служебные документы имеют приложения. Такими приложениями могут стать любые документы, направляемые с сопроводительным письмом, поясняющим причину их отправки. К нормативным или распорядительным документам в качестве приложения даются документы, которые ими или утверждены или вводятся в действие.

Если приложения в тексте не названы, их наименование дается в отметке о приложениях с указанием количества листов и экземпляров в каждом приложении. При наличии нескольких приложений их нумеруют.

Если при направлении документа в несколько адресов, приложение направляется не всем адресатам, то в отметке о наличии приложений указывается, в какой адрес приложения посылаются

Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается.

Похожие статьи