Коммерческая логистика - это область деятельности, которая приобретает все большее практическое значение. Поэтому государственный и частный секторы проявляют все больший интерес к сфере коммерческой логистики
Управление заказами - одна из важнейших функций распределительной логистики ее доля в логистических издержках на этапе распределения значительно меньше долю транспорта и управление запасами. Однако роль этой функции очень значительныена.
По сути именно управление заказами обеспечивает эффективное продвижение материальных потоков логистическими цепями на пути от производителя к потребителю
В широком смысле управление заказами является синтетической функции и присуще управлению материальными потоками и на этапе материально-технического обеспечения, и на этапе сбыта готовой продукции. ОДН нак приоритетное значение оно приобретает лишь в тесной интеграции с функциями маркетинга, потому является определяющим для всей производственно-коммерческой деятельности предприятийа.
При определении партии поставки прежде всего надо использовать показатель оптимального размера заказа. Он определяется по формуле, предложенной. ФУ. Харрисом, известной как формула. Уилсона * 69:
* 69:. Логистика [Текст]: учебник / под ред. БА. Аникина - 2-е изд, перераб и доп -. М:. ИНФРА-М, 2000 - 352 с;. Окландер. МА. Логистика [Текст]: пособие /. МА. Окландер - адаптации маркетинга и логистики в условиях отечественного рынка [Текст] /. НЕТ. Чухрай / /. Вестник. НУ"Львовская политехника"- 2000 - № 416. Логистика -. С 110-118№ 416.. Логістика. –. С. 110-118. }
где EOQ - экономический размер заказа, ед; Co - издержки выполнения заказа, грн;. Си - закупочная цена единицы товара, грн; S - годовой объем продаж, ед; U - доля издержек хранения в цене единицы эти товарру.
Значительное повышение эффективности управления потоковыми процессами (материальными, информационными) дает безбумажная технология управления заказами. Это технология отбора продукции на заказ (заявки) в системе хранения и переработки логистической системы без использования бумажной документации. Бумажный документ заменяется электронным. На индикаторе портативного терминала, которым пользуется, наприкла д, комплектовщик, выводится необходимая для работы информация. Обмен данными между рабочими терминалами и локальной (складской). ЭВМ может быть организован двумя способамбами.
Первый способ заключается в том, что в памяти терминалов всех подразделений системы хранения и переработки продукции загружаются соответствующие серии и параметры заказов. Реквизиты каждого из заказов в выводятся на тот или иной терминал последовательно, по запросу оператора. Принтеры терминалов, расположенных в соответствующих подразделениях, могут отпечатать необходимые товаросопроводительные документы. После зак инчення выполнения всей серии заказов, информация о них вводится в центральную. ЭВМ логистической системеми.
Второй способ - это осуществление обмена информацией между рабочими терминалами и. ЭВМ через радиоканалы. Этот способ целесообразен в тех логистических системах, в которых наблюдается высокий процент экстренных заказов. ЭВМ может прервать выполнение текущего заказа и организовать выполнение приоритетного заказа без вмешательства диспетчера системы хранения и переработки продукцииії.
По обоих случаев вся информация о материальный поток (его размещения, движение, подбор и др.) вводится оператором непосредственно в локальную сеть без бумажного носителя. Затем необходимая информация по локальной ьнои сети передается автоматически в центр управления логистической системаою.
Все усилия производства и системы сбыта (маркетинга) хозяйственной структуры могут быть сведены на нет, если текущее задачи физической доставки не будет решен на уровне логистики
В связи с этим следует подчеркнуть, что роль логистики в условиях развития экономики в целом и рыночных отношений в частности постоянно, потому что она помогает решить сложные проблемы и добиться в ожидаемых субъектами хозяйствования результате.
Управление логистической деятельностью на этапе распределения осуществляется в следующей последовательности:
Управление заказами. Формирование портфеля заказов;
Установление количественных и качественных параметров заказанной продукции, их дифференциация по выбранным критериям;
Разработка плана поступления готовой продукции от производственных цехов на сбытовые склады логистической системы, его реализация и координация;
Управление материальными (товарными) потоками в транспортно-складских подразделениях логистической системы (нормирования и управления запасами, складская переработка, подготовка к производственному потреблению за требованиям заказчиков, упаковки, маркировки и др.);
Разработка и реализация различного распределения готовой продукции;
Разработка планов снабжения. Формирование товарных (грузовых) потоков;
Управление товарными (грузовыми) потоками за пределами логистической системы
В логистических решениях принимают участие: а) продуценты (создающие, производящие продукты), поставщики б) транспортные агентства в) правительство г) потребители. Потребность в логистике возникает в частном и держа авно секторах.
В частном секторе потребитель формирует спрос на продукцию производителя, который выступает как поставщик. Он договаривается с транспортными агентствами о перемещении сырьевых материалов на предприятие, а г готовой продукции - с предприятий на рынкии.
Материальный поток в сфере распределения имеет форму готовой продукции зависимости от субъектов экономических отношений, участвующих в доведении ресурсов до потребителей, поток готовой продукции может быть предъявлено дставлений как товарный или как грузовой (на транспорте).
Сфера распределения и сфера закупок основном накладываются друг на друга. Отношение к материального потока и связанных с ним логистических работ и операций зависит от позиции субъекта экономических в относин.
Если рассматривать выходные. И конечные звенья материалопотокамы, то для одних субъектов логистические операции являются системами сбыта, а для других - материально-технического обеспечения (закупок). Этот дуализм, с одной дного стороны, упрощает, а с другой - усложняет процесс управления материальными потоками. Так, многие логистической работы и операций выполняются в обеих сферах, поэтому значительная часть приемов и методов управле я потоковыми процессами приемлема как в сфере материально-технического обеспечения, так и в сфере распределения товарной продукции. Однако объективная противоположность интересов продуцентов, потребителей, а также то рговельних, транспортных и других посредников определяет особенности логистического управления в зависимости от положения того или иного элемента логистической системы применительно к друших.
В сфере распределения не создаются новые материальные ценности, а выполняются конкретные и комплексные формы деятельности, которые выступают как услуги. Таким образом, сфера распределения - производитель услуг, которые являются товар ром. Основное проявление специфичности выражается в нематериальности создаваемой продукцииії.
Поскольку большая часть материальных продуктов проходит через сферу распределения, то происходит соединение материального и нематериального продуктов. В результате на товарном рынке появляется не стиль ькы материальный товар, сколько уникальная модель предложения - товар-услуга. Таким образом, материальный поток на всех этапах своего движения является предметом труда участников логистического процесса, а сама работа должна продуктивный харакер.
Прежде чем подойти к физического распределения готовой продукции, продуцента необходимо выполнить следующую работу:
Определить логистические цели, соответствующие выбранной предприятием стратегии на рынке;
Формализовать и идентифицировать цели логистического обслуживания есть определить конкретные параметры и показатели логистического обслуживания по каждому субъекта логистической системы;
Разработать альтернативные варианты карт логистических цепей на основе получения заказов на товарную продукцию;
Выявить и скоординировать взаимосвязь между логистическими действиями предприятия (фирмы) и другими сферами производственно-хозяйственной деятельности;
Определить роль и степень влияния внешних факторов рыночной среды;
Предвидеть возникновение незапланированных ситуаций и разработать комплекс мер восстановительного характера
Следует отметить, что планирование физического распределения и перемещения готовой продукции, трансформации соответствующих товарных (грузовых) потоков тесно связано с процессом маркетинга (в первую очередь, со створ. Ренни системы продвижения товара на целевом рынке и с технологиями сбыта готовой продукции). А планирования и управления маркетингом на предприятии тесно связано с процессами планирования производства и управления им, так как производство не является самоцелью, а направлено на удовлетворение конкретного спроса на рынкеу.
Таким образом, производство, маркетинг и логистика являются смежными сторонами многогранного единого процесса производственно-коммерческой деятельности, поэтому их планирование и управление должно осуществляться в неразрывном единства.
Планы маркетинга и логистики формируются в тесной связи с планом производства в количественном и ассортиментном выражении, с разбивкой по временным периодам на основе заключенных договоров на поставку ния продукции. В маркетинге, производстве и логистике определяются и обеспечиваются соответствующие приоритеты портфеля заказов. В рыночных условиях выполнения договорных обязательств, выражением которых является доставка точно в срок с минимальными затратами, является одним из основных критериев оценки деятельности предприятия и главным критерием эффективности логистической системми.
Минимальные затраты не следует понимать буквально. Если поставщик поставит перед собой эту цель, то вообще может отказаться от выполнения функции доставки, предложив получателю воспользоваться правом м самовывоз. Но в этом случае велика вероятность потери заказчиков. Однако поставщик минимизирует расходы покупателя по доставке продукции"то все бремя расходов ляжет на продуцента, который н е соглашается с интересами останньогого.
В связи с этим необходимо сделать уточнение. Во минимальными затратами на распределительную логистику понимаются совокупные затраты всех участников логистического процесса, сведено к минимуму за соблюдение в определенного качества комплекса услуг по доставке товарной продукции от источника генерации товарных (грузовых) потоков к месту назначения.
Важно подчеркнуть, что, формируя систему распределительной логистики, необходимо учитывать ее интегрируемых для большинства производственно-коммерческих функций роль. При несоблюдении договорных обязательств по дос ставки продукции поставщик, как минимум, имеет экономическую ответственность - возмещает в установленном порядке ущерб, нанесенный заказчику. Но, кроме того, теряется доверие со стороны деловых партнеров, падает имидж, снижается конкурентоспособность предприятийва.
Основной комплексный показатель в рассматриваемой области - портфель заказов. Он является совокупностью заказов потребителей (покупателей), имеющихся на определенную дату. Этот показатель используется как на микро-, так и в м макрологистицці.
В микрологистици он рассчитывается на уровне отдельного предприятия (фирмы, логистической системы). В макрологистици - на уровне региона, отрасли, народного хозяйства в целом. Так, в. США этот показатель рег гулярно рассчитывается министерством торговли и публикуется в соответствующем бюллетенені.
Объем портфеля заказов зависит от многих внешних и внутренних факторов. Например, от общеэкономической ситуации, деловой активности, покупательского спроса, уровня загрузки и состояния произ чих и логистических мощностей тощо.
Портфель заказов составляется на основе соответствующих заявок на поставку продукции потребителей, отражающие спрос. Во время его формирования должны учитываться производственные и логистические возможности о одуцентив. Они создают основу для формирования договоров поставки продукции, в свою очередь, становятся формализованным базисом в процессе управления материальными (товарными) потокамми.
последние годы благодаря бурному и всестороннему развитию компьютеризации расширяется внедрение автоматизированных систем управления заказами, работающих в реальном режиме. Они позволяют створ рыть принципиально отличную от традиционной системы организации логистической деятельности, охватывая не только сферу распределения, но также производство и сферу закупок (размещение заказов на материальные ре ресурсы). В связи с этим открываются дополнительные возможности оптимизации операций по складированию, хранению и транспортно-перемищувальними робеіт.
Адаптируемость работ автоматизированной системы управления заказами к реальным условиям обеспечивают гибкие маркетингово-логистические модули - подсистема сбора и подсистема обработки заказов. Еще одним модуле ем, обеспечивающий эффективность логистики в этой области, является подсистема прогнозирования заказуь.
При формировании материального потока, соответствующего заказа, на терминалы выводится информация о количестве, вид продукции, адрес его хранения и др.. Применение портативных терминалов дает воз можность проводить работы по инвентаризации складского хозяйства логистической системы без остановки деятельности складов системы хранения и переработки продукции. Периодически после выполнения нескольких зам овлень оператор проводит инвентаризацию определенных мест хранения. Использование портативных терминалов позволяет наладить всесторонний учет работы каждого оператора по производительности труда, как ости работы, коэффициента использования рабочего времени, обеспечения сохранности товарной продукции и т.д.. Кроме того, путем оперативной координации действий повышается общая эффективность деятельно сти оператореорів.
Безбумажная технология обработки заказов позволил уменьшить количество ошибок работников логистических подразделений в процессе управления материалопотокамы в среднем в 5 раз, а также повысить о одуктивнисть труда в 2-3 раз.
В общем виде технология управления заказами охватывает такой минимум логистических работ и операций:
Оформление заказов, поступивших и уточнения их спецификаций;
Формирование и структурирование портфеля заказов;
Разработка, согласование и утверждение плана выполнения заказов;
Оперативный контроль производства и выдачи товарной продукции в соответствии с заказами;
Подготовку и оформление товарных потоков в соответствии с принятыми к выполнению заказов;
Контроль заказчиками поступления товарных потоков и анализ их оценки по качеству выполнения заказов;
Поддержание обратной связи заказчика с поставщиком
В процессе управления заказами большое значение имеет время их выполнения. Если заказов много, то их оптимизация по срокам реализации лежит в основе нормализации функционирования логистической си истема. Разное время выполнения заказов непосредственно влияет на потребность заказчиков в соответствующих ресурсах, а также на надежность распределительной системми.
Длительный срок выполнения заказов приводит к росту запасов не только у потребителей, но и во всех звеньях логистической цепочки время небольшой срок выполнения заказов может привести к помоев илок во время их обработки и реализации. Материальные потоки могут не соответствовать заявленным количественным и качественным параметрам. Более того, могут быть сформированы просто ненужные материальные потококи.
Во многих странах выполнении заказов стандартизировано определенными рамками. Например, в. США в системе распределения он составляет, включая время производства, минимум 7 дней, максимум - 72 дня. В. ФРГ но ормою логистического обслуживания заказов на доставку материалов и изделий имеющегося ассортимента считается 24 часа; заказ, учитывающие индивидуальные потребности заказчика, выполняются за 14 днейів.
В связи с тем, что предприятия, как правило, стремятся расширить свою производственно-коммерческую деятельность, расширяются, соответственно, и логистические связи. Это ведет к экспоненциального роста текущей информ ции. Обостряется проблема в целом и возникает потребность в упрощении процедур оперативного контроля исполнения заказов. В решении этих проблем выявило высокую эффективность применения компьютеризова них методов управления заказуями.
последние годы в сфере деловых взаимоотношений появился термин"легко исполняемый бизнес", который означает признание преимуществ логистической концепции в сфере распределения. Содержание этого термина состоит в том, что продуц цента смогут получать заказы без труда, если применять электронную систему обмена информациейінформацією.
В логистической системе эффективными являются динамические модели планирования производственно-коммерческой деятельности. Они наиболее полно учитывают непрерывность процесса приема новых заказов, изменение мощности задействованы них технических средств, возможность контроля ситуаций, возникающих и др.. Этим процедурам в любой логистической системе уделяется внимание в первую очередь, потому что процесс управления в распределительной логисты эти в связи с неустойчивостью рынка и спецификой транспортно-экспедиционной деятельности подвергается случайным колебанияям.
Чем больше логистическая система, тем сложнее, как правило, процессы управления заказами эффективными подходами к управлению заказами в сложных логистических системах являются те, которые основываются на а теории массового обслуживания (теории очередей).
Теория массового обслуживания - особый раздел математики, изучающий процессы, связанные с удовлетворением массового спроса на обслуживание, в том числе логистического, с учетом случайного харак ктер обнаруженного спроса и соответствующее обслуживание.
Одной из основных задач теории массового обслуживания является изучение процессов образования спроса на обслуживание во времени. Эти процессы описываются потоками однородных событий. В логистике поток однородных события й, образованных моментами поступления в логистической системы заказов, называют входным потоком требованиямиог.
При формулировке любой задачи, решаемой на основе теории массового обслуживания, используется логистическая система массового обслуживания
Для этого формализуется ее структура и указываются вероятностные характеристики, управляющие его поведением. Так, в случае системы с ожиданием за рекуррентного входного потока требований достаточно задать функции й распределения вероятностей двух случайных величин: времени обслуживания заказа в этой логистической системе и времени между поступлением последовательных заказов (требований). Для системы с временными ограничениями необходимо, кроме того, задавать распределение максимально допустимого времени ожидания и времени пребывания его в логистической системмі.
Время (длительность) ожидания - это время с момента предъявления заказа (возникновения требования) в логистическую систему (в систему массового обслуживания) до начала удовлетворения этого заказа (обслуживания ування конкретного требования). Время ожидания является случайной величиной, распределение вероятностей которой зависит от характеристики заказа (номера требования). В логистических системах, которые характеризуются как приоритетных тетни системы массового обслуживания, распределение времени ожидания заказов на каждого приоритетного типа играет важную роллль.
При решении логистических задач управления заказами с помощью теории массового обслуживания, кроме распределения времени ожидания, должны быть определены и другие показатели: величина очереди и интервью вал занятости. Устанавливаются числовые характеристики вероятности невыполнения заказов (потери требований). После этого формализуется процесс, описывающий работу системы; соответствии со спецификой логистических с истема, в которых элементарные операции выполняются последовательно, осуществляется их опиис.
Для описания логистических систем наиболее подходят случайные процессы с дискретными компонентами, показывающие, в каком качественном состоянии находятся система и непрерывные компоненты, указывают степень выполненных. Ання операций, время для их окончания. Такие процессы при отсутствии условий построения является марковськими процессами. Основные показатели обслуживания интерпретируются как функционалы от стационарных (реже - н естационарних) характеристик процессеів.
Универсальным способом оценки показателей логистических систем является имитационное моделирование систем с использованием метода. Монте-Карло
Надо подчеркнуть, что, определяя размер заказа, необходимо сопоставлять затраты на содержание запасов и расходы на подачи заявки, это оптимизирует управление заказами
Чтобы создать условия для совершенствования процесса принятия решений в области управления заказами, необходимо разработать систему получения актуальной информации в полном объеме, всесторонне характеризует состояние логистической системы в общем виде, ее структурных элементов и тенденции по локальным аспектами. Эта система, или, скорее, подсистема предназначена контролировать эффективность коммерческой деятельно ости хозяйственных структур. Имеется в виду не традиционный контроль в форме элементарного учета для проверки счетов предприятия (фирмы), а комплексный, регулярный анализ эффективности распределения и производственно-коммерческой деятельности с позиций расходов, использования производственного, логистического и маркетингового потенциала, а также результатов обслуживания клиентов (потребителей, различных посредников). Что бы иметь возможность осуществлять такой анализ, целесообразно создать соответствующую базу данных в области управления заказами и разработать гибкий алгоритм получения необходимой информацииції.
В процессе совершенствования логистической системы следует стремиться к тому, чтобы контроль функционирования системы управления заказами стал непрерывным процессом. Хорошо, когда этот контроль имеет двухуровневую структ тура: стратегический контроль управления заказами и тактический (оперативный, текущий) контроль.
Стратегический контроль осуществляется при условии:
Изменения маркетинговой и логистической стратегии предприятия (фирмы), например, перехода от реализации товарной продукции через посредников к прямым продажам потребителям (могут быть модификации этого го примера)
Изменение (уменьшение, увеличение) по той или иной причине размеров деятельности предприятия;
Диверсификации производства и деятельности предприятия;
Ассортиментного восстановления;
Потери или, наоборот, приобретение крупных стратегически важных заказов;
Изменения территориально-отраслевых ориентаций на рынке;
Изменения общеэкономической конъюнктуры
Тактический (оперативный) контроль функционирования системы управления заказами должно осуществляться постоянно. Цель такого контроля заключается в выявлении текущих отклонений от плана выполнения заказов, а т также сообщении руководства о необходимости принятия корректирующих западев.
Для организации тактического (оперативного) контроля необходимо иметь:
Комплекс соответствующих логистических стандартов;
Полноценную базу данных;
Оперативное информационное обеспечение о предполагаемых и понесенные расходы, а также расходы, которых удалось избежать при выполнении заказов
Все эти элементы должны быть согласованы между собой и интегрированы с формализованной программой управления заказами является одним из ключевых объектов анализа производственно-коммерческой деятельности в целом и логики истичнои частности. Показатели контроля и анализа должны быть простыми, но достаточными для указания на необходимость проведения более глубокого изучения проблемной ситуации и принятия корректирующих западев.
Управление заказами решает следующие основные вопросы.
1. Что заказывать?
2. Сколько заказывать?
3. Когда заказывать необходимую продукцию?
4. Какое подразделение и кто конкретно должен заказывать?
5. Кроме того, контролируется выполнение заказа.
Заказ на поставку рассматривается как документ, на основании которого закупается необходимая продукция. В нем четко и ясно излагается соглашение между покупателем и поставщиком. В случае принятия заказ приобретает законную силу контракта, обязательного для исполнения. Заказ на поставку составляется на основании заявки.
Заявка – контрольный документ, по которому отпускаются средства на приобретение определенных видов продукции. Потребность в продукции выявляет и конкретизирует работник, подавший заявку. Ему из бюджета предприятия на эти цели выделяется определенная сумма.
В заявке указываются:
1) предмет закупки;
2) код статьи, на которую относятся затраты;
3) особые условия, регулирующие закупку (технические условия, требования по доставке, характер использования).
Система управления заказами предполагает расчет следующих показателей:
1) минимальный уровень запаса продукции – минимальный уровень остатков, при снижении до которого подается заказ на поставку очередной партии продукции;
2) оптимальный уровень запаса – уровень, достаточный для осуществления бесперебойного функцио-
С нирования предприятия в период цикла поставки, при котором страховой запас продукции остается неприкосновенным; 3)оптимальная периодичность заказа – периодичность, с которой менеджер по закупкам должен размещать регулярные заказы поставщикам для поддержания оптимального уровня запасов.
Существуют следующие виды заказов:
1) стандартные – имеют место, когда размещение заказов для поддержания требуемого уровня запасов продукции осуществляется постоянно и планомерно. Это обеспечивает снижение уровня затрат на создание и хранение запасов продукции;
2) специальные – имеют место, когда на складе отсутствуют запасы требуемой продукции. Специальный заказ оформляется на основании заказов потребителей. Полномочия по размещению специальных заказов ограничены. При отсутствии надежной системы контроля над запасами возрастает объем продукции, приобретаемой по специальным заказам, что может стать серьезной проблемой для всего предприятия.
Процедура составления заказов включает в себя :
1) уточнение суммы остатков продукции;
2) анализ текущей задолженности по заказам, в том числе на основе определения доли аннулированных и невыполненных заказов;
3) включение в регулярный стандартный заказ всей продукции из необработанных специальных заказов;
4) окончательное оформление заказа;
5) отправка оформленного заказа поставщику.
При поступлении заказа необходимо:
1) сверить полученную продукцию с данными накладной;
2) провести физический осмотр поставленной продукции на предмет обнаружения бракованных изделий;
3) зафиксировать поступление заказанной продукции в складской документации;
4) по истечении определенного срока (например, 30 дней) применяется специальная схема работы с нереализованной продукцией (ее отправляют на склад, на продажу или возвращают поставщику).
Обращение к управлению заказами в контексте функциональных областей логистики не случайно. В главе 5 мы рассмотрели среди логистических циклов одно из основных понятий логистики - полный логистический цикл - цикл выполнения заказа (order lead time) - интервал времени между подачей заказа и доставкой заказанного продукта или услуги конечному потребителю. Там мы остановились на содержательном описании этого цикла, показали вложенность и сопряженность с ним прочих, частных, логистических циклов и остановились на его целеполагающей функции.
В данной главе, посвященной рассмотрению функциональных областей логистики, мы обратимся к организационным аспектам цикла выполнения заказов, его функциональным сторонам.
Организационная система обработки заказов придает первичный импульс работе всей ЛС. Заказ потребителя выступает как коммуникационное сообщение, приводящее в движение весь логистический процесс. Непосредственное влияние на затраты и эффективность всех операций оказывают скорость и качество информационных потоков. Основой для корпоративной и логистической информационной системы управления (logistics management information Systems) являются система обработки заказов (order processing) и информационная система. Это именно та область, которая имеет огромный потенциал для повышения показателей функционирования логистики (improving logistics performance). Исследования лучших приемов, применяемых в логистике, показывают, что ключом к обеспечению конкурентоспособности выступают логистические информационные системы, рассмотрению которых у нас отведена соответствующая глава.
Цикл выполнения заказа потребителя начинается с размещения заказа (placement of order) и заканчивается моментом, когда продукт доставляется и размещается у потребителя. Типовой цикл состоит из следующих составляющих:
- - подготовка заказа и его передача (order preparation and transmittal);
- - прием заказа и его учет (order receipt and order entry);
- - обработка заказа (order processing);
- - комплектация и упаковка на складе (warehouse picking and packing);
- - транспортировка заказа (order transportaron);
- - доставка потребителю и разгрузка (customer delivery and unloading).
В каждом компоненте цикла и, соответственно, в общей продолжительности цикла возможны временные отклонения. Нестабильность временных параметров цикла дорого обходится производственному потребителю; из-за этого он должен либо иметь страховой запас (safety stock), позволяющий покрывать возможные задержки поставок, либо отказывать покупателям из-за дефицита продукции.
Существует несколько способов того, как заказ потребителя может размещаться, передаваться и поступать па обработку (enter into order processing fonction). Традиционно потребители составляли заказы письменно и передавали их продавцам или отправляли по почте поставщику. Следующим шагом была передача заказа по телефону работнику производителя, который сто регистрировал. Современная система позволяет потребителям также размещать заказы по телефону представителям отдела обслуживания, расположенным в штаб-квартире производителя и имеющим компьютерные терминалы.
Этот тип систем позволяет представителю отдела обслуживания оперативно решать, имеются ли в запасе заказываемые вилы продукции. Если они имеются, то заказанные единицы тут же снимаются с учета, чтобы не попасть в заказ другому потребителю. Если заказываемой продукции нет, то представитель может предложить замену еще в ходе общения с потребителем по телефону или сообщить ему, когда нужный продукт будет в наличии.
Электронные методы, такие как электронный терминал, позволяющий передавать информацию по телефонным линиям, и прямая связь типа "компьютер - компьютер", становятся все более распространенными при размещении заказов, обеспечивая максимальную скорость и точность отправки и приема заказов. Все чаще компании предлагают потребителям размещать свои заказы через Интернет. Существует прямая зависимость между затратами на содержание запасов и затратами на коммуникации.
Однако чем более совершенными становятся коммуникационные системы, тем более уязвимыми становятся компании от любых коммуникационных сбоев как внутреннего, так и внешнего характера. Это объясняется тем фактом, что при наличии современных систем обработки заказов и меньших уровнях запасов, страховые запасы существенно уменьшаются, в результате чего при возникновении дефицита из-за нестабильного цикла выполнения заказа у потребителя остается только минимальная защита. Однако во многих цепях поставок имеется большой потенциал, позволяющий применить современные методы выполнения заказов, в результате чего показатели логистики улучшаются.
Вариант размещения потребителем заказа, движение заказа, а также адекватный этому процессу информационный поток представлены на рис. 7.16.
После того как производитель получает заказ и направляет его в систему обработки, он должен осуществить ряд проверок, позволяющих:
- - установить, имеется ли нужный продукт в запасе в требуемом количестве;
- - определить, позволяет ли кредитное состояние данного потребителя принять от него заказ;
- - включить продукт в график производства, если его нет в запасе.
После этого в файл запасов вносятся корректировки, если необходимо, выполнение заказа задерживается, а производственный отдел составляет отчет с указанием текуще-
Рис. 7.16.
го состояния запаса. Кроме того, по результатам процесса выполнения заказа предоставляется вся необходимая информация в бухгалтерию для составления счета-фактуры, подготовки уведомления о принятии заказа к исполнению для отправки его потребителю, подготовки инструкций по комплектованию и упаковке заказа и выдаче его со склада, а также подготовке товарно-транспортной документации (shipping documentation). Когда продукцию забирают со склада и назначают дату ее отправки потребителю, документация отправляется в бухгалтерию, чтобы работники могли составить счет-фактуру.
Основное предназначение системы обработки заказов - предоставить сеть коммуникаций, связывающую потребителя и поставщика. Менеджерам следует оценить различные методы передачи заказа с точки зрения надежности информационных каналов. Коммуникации очень важны, поскольку приводят в движение всю систему логистики.
Потоки потребительского спроса, поступающие от ритейлера через дистрибьютора, через производителя, через поставщиков-производителей и потоки самой продукции движутся в противоположенных направлениях. Розничные продавцы периодически размещают заказы у дистрибьюторов, но этот процесс является для них непрозрачным. Другими словами, дистрибьютор не имеет представления о том, каким будет размер заказа до тех пор, пока он к нему не поступит, т.е. никакой информации о фактических объемах продаж в розничной торговле на момент заказа у него нет. Таким же образом дистрибьюторы, с некоторой долей неопределенности, пересылают заказы производителям, а у производителей повторяется та же самая ситуация с поставщиками. Каждый участник цепочки поставок занимается прогнозированием, используя данные прошлых периодов и исходя из предположения, что будущие продажи будут похожи на предыдущие.
Чем быстрее действует система размещения и доставки заказа, тем дороже она стоит. Таким образом, электронный ввод параметров заказа может оказаться дороже более простых систем, если сравнивать ситуацию только по цене всей системы. Однако логистическая система не может прийти в действие до тех пор, пока заказ не поступит в место его выполнения. Повышение скорости выполнения заказа, точность и стабильность позволяют сократить запасы во всей системе, одновременно сохраняя требуемый уровень обслуживания потребителей. Кроме того, менеджеры могут использовать освободившееся для передачи и приема заказа время, чтобы проанализировать возможности консолидирования небольших грузовых отправок в гранатные партии. В качестве альтернативной стратегии компания может сократить общее время выполнения заказа потребителей, что позволит им поддерживать меньшие по объему запасы. Помимо этого сокращение времени выполнения заказа приводит к снижению промежуточных запасов, находящихся в пути (in-transit inventories), что реально, когда потребители сокращают размеры заказов. Однако большинство потребителей предпочитают стабильность цикла сокращению его продолжительности. Поэтому в случае сокращения времени выполнения заказа, благодаря более быстрым передаче и приему заказов, наилучшим вариантом стратегии для компании будет соответствие плановым параметрам времени и сокращение общих затрат за счет снижения запасов и транспортных издержек. Сокращение других логистических издержек скорее всего будет сопровождаться ростом затрат на коммуникации, перекрывающим это сокращение.
Электронный обмен данными (electronic data interchange, EDI) можно определить как обмен документацией между организациями в структурированной форме с машинной обработкой или как непосредственное соединение одного компьютера с другим. При этом передачи происходят в виде стандартизированных деловых документов или форм. Передачи в режиме EDI позволяют получателю непосредственно обрабатывать документ и действовать на основе его содержания.
Электронный обмен данными - сложный процесс, но после того, как он внедрен, наблюдается обратное: оказывается, что это очень простая система, позволяющая оперативно устанавливать контакты и взаимодействовать. Потенциальными выгодами EDI являются:
- - сокращение объема бумажной документации;
- - повышение точности благодаря сокращению числа ручных операций;
- - повышение скорости передачи заказов и других данных;
- - сокращение объема канцелярской и административной работы, связанной с получением данных, их обработкой, отправкой и решением сопутствующих этому задач;
- - расширение возможностей для активизации функций работников, поскольку им приходится затрачивать меньше времени на канцелярские работы;
- - сокращение издержек на размещение заказа и связанных с этим процессов;
- - лучший доступ к информации благодаря высокой скорости подтверждения и рекомендаций по отгрузке;
- - снижение рабочей нагрузки и более высокая точность работы других подразделений за счет стыковки EDI с другими системами, такими как управление запасами с помощью штрих-кодирования и электронный перевод денежных средств (electronic funds transfers, EFTs);
- - сокращение запасов за счет повышенной точности и снижения общего времени выполнения заказов.
Система обработки заказов задействует такие логистические виды деятельности, как:
- - определение способа транспортировки, выбор перевозчика и расчет последовательности загрузки;
- - распределение запасов и подготовка комплектовочных и упаковочных листов;
- - осуществление комплектации и упаковывания на складе;
- - внесение изменений в файл о запасах с учетом фактически выданной продукции;
- - автоматическая печать списков пополнения;
- - подготовка отгрузочной документации (коносамента, если используется общественный перевозчик);
- - отправка продукции потребителю.
К другим компьютеризированным направлениям, связанным с обработкой заказа, относятся управление уровнями запасов (maintaining inventory levels) и подготовка отчетов о производительности, финансовые отчеты и специальные отчеты для управляющего персонала (special management reports).
Обработка заказов вызывает поток информации из одного подразделения в другое, а также создание различных материалов реферативного или оценочного характера в нескольких базах данных, таких как кредитное положение потребителя, наличие запаса, графики транспортировки. Информационная система может быть как полностью автоматизированной, так и ручного типа; хотя большинство таких систем представляют собой тс или иные комбинации обоих вариантов. В зависимости от степени совершенствования системы обработки заказов и корпоративных информационно-управляющих систем (management information system, MIS) скорость информационного потока и качество передаваемой информации меняются, что влияет на способность производителя консолидировать небольшие грузовые отправки в транзитные партии и обеспечивать минимально возможные уровни запасов. Задержки с получением информации тормозят выполнение остальных видов деятельности, участвующих в процессе. Автоматизация и интеграция процесса выполнения заказов сокращает время и снижает вероятность задержек в предоставлении информации.
Автоматизация помогает интегрировать логистическую систему и позволяет сокращать общие расходы за счет снижения запасов и затрат на перевозки. Коммуникационная сеть - ключевой фактор для достижения минимизации общих логистических издержек.
Управление заказами. Составляющие цикла заказа
Менеджмент на предприятии ООО «Сибтеплоэлектрокомплект» начинается с приема и обработки заказов потребителей (покупателей).
В современном бизнесе менеджмент, связанный с управлением заказами, становится критическим с точки зрения потребительского сервиса. Многочисленными исследованиями установлено, что время на выполнение таких процедур как прием, подготовка, передача, обработка, мониторинг заказов составляет от 50 до 70 % общего цикла его выполнения для большинства предприятий. Поэтому для повышения качества обслуживания потребителей и скорейшего удовлетворения их ожиданий необходимо сокращать время и количество составляющих цикла за счет более эффективного менеджмента.
Общая процедура управления заказами включает в себя несколько этапов, образующих так называемый цикл заказа:
прием и предварительная обработка информации о заказе;
передача;
конфигурирование;
определение источников выполнения заказа;
планирование;
мониторинг выполнения и доставки заказа потребителю.
Отдельные процедуры, как показано на схеме (рис 1), обычно объединяют в две комплексные активности: обработка заказа и выполнение заказа.
Рис. 1 Составляющие общего цикла заказов
Необходимо отметить, что хорошо скоординированные и быстрые поставки продукции потребителям в соответствии с их заказами обеспечивают ООО «Сибтеплоэлектрокомплект» конкурентные преимущества. Способность быстро и надежно удовлетворять заказы потребителей также важна, как и высокое качество поставляемых товаров. Фокусирование менеджмента на удовлетворение заказов потребителей привело к необходимости учета каждого отдельного заказа и определения соответствующих активностей для его выполнения.
Ключевым фактором успеха менеджмента заказов должно быть нахождение эффективных путей удовлетворения множества различных типов потребителей с их специфическими ожиданиями и требованиями к качеству продукции. В связи с этим во многих фирмах простые процедуры заказа были заменены на комплексные процедуры менеджмента заказов, включающие в себя все необходимые логистические активности.
Фокусируясь на входных требованиях потребителей, менеджмент заказов определяет пути и источники их наилучшего выполнения с позиции качества сервиса и минимизации затрат на эти цели. Интегрированный подход к менеджменту заказов выдвигает определенные требования к составляющим цикла заказа, основными из которых являются:
Прием и предварительная обработка заказов. – Менеджмент заказов получает все заказы потребителей из различных потоков, включая пункты розничной торговли, электронные телекоммуникационные сети и системы, заказы на основе теле маркетинга и других источников, используемых фирмой.
Конфигурирование. – Каждый заказ состоит из ряда продуктовых и сервисных атрибутов, которые необходимо учитывать при его выполнении. Менеджмент заказов идентифицирует эти требования, даже когда они не совсем четко специфицированы документально.
Передача заказов. – Для передачи заказов от одного звена к другому должны быть использованы все возможные средства связи и передачи информации с агрегированием данных в современных надежных и быстродействующих телекоммуникационных каналах.
Определение источников выполнения заказов. – Основываясь на агрегированных данных о заказах, менеджмент должен определить конкретные источники их удовлетворения с учетом всех требуемых продуктовых и сервисных атрибутов. Эти источники могут размещаться как в дистрибутивной сети, так и в самом производстве продукции.
Планирование. – Для определенных на предыдущем этапе источников разрабатываются планы выполнения заказов по укрупненным и специфицированным группам товаров с расчетом времени циклов выполнения и доставки заказов в каждую торговую точку.
Мониторинг и контроль. – Процедуры выполнения и доставки заказанных объемов продукции потребителям сопровождаются непрерывным контролем сроков, объемов и качества поставок с помощью эффективной системы мониторинга, обеспечивая тем самым реализацию плана выполнения заказов.
Обработка заказов
Современная комплексная потребительская окружающая среда требует от ООО «Сибтеплоэлектрокомплект» поиска всех возможных путей и источников получения информации о заказах с помощью коммуникационных технологий. Большинство фирм заинтересовано в наиболее простых и надежных схемах приема и обработки заказов. Поэтому менеджмент заказов должен быть способным к приему и обработке заказов всех типов и требований от всех источников и средств коммуникации.
Заказы, поступающие непосредственно от потребителей почтой, факсом, телефонной или курьерской связью, могут быть документированными или бездокументированными (речевыми). Информация, содержащаяся в этих заказах, предварительно обрабатывается путем заполнения соответствующих стандартных первичных документов, а затем переносятся на магнитные носители ПК, формируя соответствующие базы данных.
Рис. 2 Схема приема-передачи информации о заказах
Процедура обработки заказов часто включает определение источников их выполнения, хотя в некоторых случаях ее относят к менеджменту выполнения заказов. Менеджмент заказов после их получения и предварительной обработки должен определить те источники в логистическом канале, которые способны выполнить требования на заказ. Этой процедуре обычно предшествуют определенные действия, основными из которых являются:
контроль точности достоверности информации, например, данных о номенклатурном номере, количестве, цене и т. д.;
контроль требуемой позиции продукции;
подготовка документации о сроках выполнения заказа или возможном дефиците товара;
регистрация и контроль кредитоспособности покупателя;
перезапись информации о заказе, если это необходимо;
выписка счета-фактуры и других необходимых товарно-транспортных документов.
Используя полученную информацию, менеджмент заказа определяет те источники его выполнения, которые могут реализовать заказ с наибольшей эффективностью, т. е. минимальными затратами.
Повышенное внимание в процессе определения источников выполнения заказов должно быть уделено затратам, связанным с последующей их реализацией, а именно: транспортными издержками, затратам на консолидацию, управление запасами, затратам на информационные логистические активности (обработку, планирование, мониторинг).
После определения источников выполнения заказов необходимо разработать план реализации каждого заказа из соответствующего источника и доставки его потребителям. Если источников выполнения заказов немного, то основная задача планирования заключается в выборе соответствующего перевозчика, вида транспорта, грузовых объемов и графиков отправки заказов потребителям.
Выбор поставщика
Одним из основных моментов является – выбор поставщика. Важность его объясняется не только тем, что на современном рынке функционирует большое количество поставщиков одинаковой продукции, но главным образом тем, что поставщик должен быть надежным партнером.
Анализ ООО «Сибтеплоэлектрокомплект» поставщиков конкретного вида продукции и их последующий выбор осуществляеться в соответствии с определенным набором критериев. К числу важнейших критериев выбора поставщика относятся: качество поставляемых изделий и сервиса, надежность поставок, финансовые возможности (способности) удовлетворить требование фирмы-потребителя, расположение (дислокация), сопутствующий сервис и другие.
Среди наиболее важных критериев отбора находится, конечно, качество. Качество поставляемой продукции должно удовлетворять по характеристикам, спецификации, техническим и конструктивным параметрам, физическим и химическим свойствам и т. д., т. е. полностью удовлетворять требованиям соответствующих оговоренных заранее стандартов, отраженных, как правило, в сертификатах.
Надежность поставщика также является одним из ключевых (критических) показателей, определяющих его способность удовлетворять на достаточно длительном промежутке времени требования фирмы-потребителя к качеству продукции, срокам и объемам поставок.
Большое значение при выборе поставщика имеют его возможности или способности удовлетворять определенным требованиям потребителей. Сюда относятся производственные мощности, используемое технологическое оборудование, складская система и дистрибутивная сеть поставщика, наличие возможностей доставки продукции в больших количествах, уровень организации и контроля за поставками.
Следующую сферу параметров оценки поставщика составляют финансовые условия. Главное здесь место занимает цена поставляемых изделий. Однако, в некоторых случаях на первый план выступают и другие финансовые условия, например способность поставщика предоставлять рассрочку платежа, поставлять продукцию в кредит и т. п. Важную роль играют и ценовые скидки, например, за многократные заказы продукции у одного и того же поставщика. В настоящее время многие фирмы-потребители отдают приоритет надежности поставок, качеству поставляемых изделий и сервису.
Кроме определенных количественных критериев оценки поставщика существует большая группа качественных показателей, которые играют важную роль в процедуре выбора, но трудно поддаются определению. К таким показателям относятся имидж поставщика, отсутствие негативных сообщений о нем от партнеров по бизнесу или в средствах массовой информации, доброжелательность, способность к контакту и длительным партнерским отношениям.
Не последнюю роль в выборе поставщика играет его географическое расположение. Важность этого критерия определяется прежде всего, транспортными расходами на доставку необходимой продукции. Партнерство с близлежащими поставщиками обеспечивает, как правило, доставку продукции с баз промежуточного хранения. Однако следует учитывать, что удаленные поставщики могут обеспечить поставку продукции более высокого качества, по более низким ценам, с лучшим сервисом.
Фактор цены и затрат является преобладающим для большинства фирм, так как напрямую определяет прибыль. Поэтому, прежде всего поставщики отбираются по ценовому критерию. Обычно пользуются четырьмя базовыми процедурами определения цен продукции потенциальных поставщиков: ценами товарных бирж, прайс-листами, ценовыми котировками и переговорами напрямую с поставщиками.
При подготовке данной работы были использованы материалы с сайта http://www.studentu.ru
Как уже отмечалось выше, тип системы управления запасами (т.е. решение о времени выдачи заказа и о заказываемом количестве) определяется типом спроса на данные предметы снабжения. Двумя основными системами управления заказами с независимым спросом является система фиксированного количества и система фиксированного времени (рис. 21.3.).
В рамках этой теории разработаны и схемы управления заказами, позволяющие с помощью ряда параметров формализовать процедуру обновления запасов, в частности определить уровень запасов , при котором необходимо делать очередной заказ. Одна из таких схем выражается системой моделей
Подсистема транспорт позволяет поддерживать экспедиторские и транспортные решения. Она включает следующие модули управление заказами на транспортировку и хранение, определение оптимальных маршрутов, учет материальных запасов , учет автотранспорта, учет горюче-смазочных материалов, расчет стоимости транспортировки, планирование потребности в материалах.
Управление заказами. Дистрибуторы и потребители про-
Управление заказами - все виды деятельности , относящиеся к получению заказов , их выполнению, своевременной отгрузке товаров и получению оплаты.
УПРАВЛЕНИЕ ЗАКАЗАМИ. ПОДГОТОВКА ЗАКАЗОВ
Управление заказами - это деятельность, осуществляемая в период времени между моментом получения предприятием заказа и моментом, когда персонал склада получает указание на отгрузку продукции , чтобы выполнить заказ. Также используется термин обработка заказа.
Два экземпляра накладной вместе с приказом на отгрузку возвращаются в управление заказов. Там копии, используемые для выписки счетов-фактур , и ленты присоединяются К приказам на отгрузку, после чего полный комплект документов передается оператору счетной машины для подготовки счета-фактуры.
Таким образом, модуль PL, являясь ядром системы точного управления, выполняет задачи планирования и точного управления заказом, материального менеджмента на складах, управления производственными данными и передачи данных потребности в материалах.
Важным этапом управления заказами на промышленном предприятии является определение потребности в ресурсах. В случае когда известно количество и номенклатура выпускаемой продукции, центр закупок предприятия
Общая процедура управления заказами ресурсов представлена на рис. 6.29. Отдельные процедуры, как показано на рисунке, обычно объединяют в две комплексные активности
Управление заказами на продукцию и услуги относится к функциям а)торговли
V управление заказами - получение информации о наличии товара на складе и размещение заказов на доставку или производство продукции в режиме он-лайн
Управление заказами включает в себя прием заказов от потребителей и предоставление последним информации о текущем состоянии заказа.
Естественной в рамках сформулированной модели представляется задача нахождения последовательности оптимальных управлений (заказов) xk и связанных с ними оптимальных состояний (запасов) , которые обращают в минимум (5.25). В качестве начального условия используем требование о сохранении после завершения управления заданного количества товара уп+1, а именно
Сегодня для взаимодействия с дилерами и клиентами СМ применяет компьютерные технологии и стандарты Интернета. Действующая в компании система, которая называется СМ Ассезз, использует обширную спутниковую интрасеть, связывающую между собой центральный офис компании, ее заводы и 9000 дилеров. Дилеры пользуются онлайновыми инструментами для финансового управления и оперативного планирования , в том числе глобального управления заказами, анализа продаж и прогнозирования. Интерактивная программа поддержки торговли предоставляет им сведения о продуктах, спецификации, цены и другую информацию. Технические специалисты сервисной службы имеют оперативный доступ к самой свежей информации о продуктах и запасных частях , содержащейся в электронных сервисных справочниках и технических бюллетенях, а также в онлайновых отчетах по наличным запасам и планированию поставок запчастей. Электронная почта связывает дилеров со штаб-квартирой СМ, заводом-поставщиком и с другими дилерами. Внутрикорпоративная система для работы с дилерами интегрируется с общедоступным веб-сайтом СМ, на котором покупатели могут найти подробную информацию о различных моделях автомобилей. Веб-технологии служат основой для полного изменения стиля поведения покупателя , выбирающего себе автомобиль, и вплотную подводят СМ к развертыванию системы электронной коммерции. Конечно, другие автомобилестроители также занимаются совершенствованием своих информационных систем, например, производство автомобилей мирового класса в компании Тоуо1а опирается на самые современные информационные технологии.
Следующий шаг - извлечение данных из систем поддержки производственных процессов и передача их в другие нуждающиеся в этих сведениях информационные системы предприятия. Компания Stepan, выпускающая поверхностно-активные вещества - они используются в качестве действующей основы в большинстве моющих средств, - осуществила разработку основанной на современных технологиях системы управления производственным процессом , внедрение которой обеспечило утроение мощности ее заводов и сэкономило компании миллионы долларов за счет более эффективного использования оборудования. Однако даже этот сам по себе исключительный выигрыш в производительности не так ценен для Stepan, как возросшая гибкость в управлении, благодаря которой стало возможно более оперативно реагировать на изменения в требованиях клиентов , и как заложенные в новую систему элементы интеграции с другими средствами автоматизации предприятия . Использование инфраструктуры на базе ПК обеспечило легкость встраивания производственных данных в любые другие процессы, такие, как планирование производственных ресурсов и управление заказами.
В системах межотраслевых организаций контроль за соблюдением стандартов и качеством продукции возложен на Государственную инспекцию по качеству экспортных товаров Министерства внешней торговли СССР, Управление заказов, испытания и
Похожие статьи
